Les modifications apportées aux procédures sur le lieu de travail produisent généralement des résultats positifs, permettant à l'entreprise d'économiser du temps et de l'argent ou de promouvoir un environnement de travail plus positif. Le changement est excitant pour ceux qui s'y adaptent facilement, mais pour certains employés, le changement peut être inhabituel, bouleversant ou même effrayant. Ils peuvent avoir du mal à accepter l'inconnu, ce qui cause de la détresse, ou ils peuvent développer des angoisses à l'idée d'adhérer aux nouvelles politiques. En tant que leader sur le lieu de travail, il est de votre devoir de vous assurer que toute transition se déroule le mieux possible. Apprendre à introduire et à mettre en œuvre de nouvelles procédures sur le lieu de travail aidera vos employés à effectuer une transition efficace vers les changements tout en maintenant un bon moral au travail.
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Partie 1 sur 3: Concevoir des changements de procédure
Étape 1. Soyez conscient des coûts
Si vous mettez en œuvre un changement de procédure pour économiser de l'argent au cours des prochaines années, cela peut sembler un choix clair. Mais si ce changement nécessite une installation coûteuse de nouvel équipement, un recyclage important du personnel ou l'embauche de nouveaux employés pour assumer de nouveaux rôles, vous devrez peut-être comparer les coûts pour voir s'ils l'emportent sur les économies et les avantages à long terme. Parlez à un comptable des coûts relatifs par rapport aux économies à long terme pour déterminer si votre entreprise peut se permettre de mettre en œuvre ces changements, ou essayez d'effectuer une simple analyse coûts-avantages.
- Une analyse coûts-avantages compare les coûts anticipés aux avantages anticipés afin de déterminer le plan le meilleur et le plus rentable.
- Pour effectuer une simple analyse coûts-avantages, divisez une feuille de papier en deux colonnes. Énumérez les avantages dans une colonne et les coûts dans l'autre colonne. Comparez les deux listes pour voir quelle ligne de conduite est la plus avantageuse et la plus rentable.
Étape 2. Facilitez la présentation
Même si les changements de procédure que vous introduisez changeront radicalement la façon dont votre entreprise fonctionne, il est important de rendre ces changements faciles à introduire et à mettre en œuvre. Si possible, essayez de mettre en œuvre les nouveaux changements par étapes ou par phases. Ainsi, vos employés pourront s'adapter et s'adapter plus facilement aux nouvelles procédures.
Si possible, mettez en œuvre les changements de manière à permettre aux employés de s'adapter étape par étape. Essayez d'échelonner les nouveaux changements de procédure sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois pour permettre une adaptation optimale
Étape 3. Mesurez son succès
Des changements de procédure importants devraient être apportés pour une raison. Une fois que vous avez déterminé pourquoi vous apportez ces changements, il est important de trouver un moyen de mesurer le succès relatif des changements. Si les modifications sont censées réduire les coûts, mettez en place une comparaison des coûts pour évaluer l'efficacité des modifications après plusieurs mois. Si les changements sont censés améliorer la satisfaction des clients, alors participez à des sondages et gardez un œil sur le nombre de clients fidèles qui sont satisfaits des changements que vous avez apportés.
Envisagez d'utiliser un outil financier gratuit ou à faible coût pour suivre le succès de votre entreprise avant et après la mise en œuvre des changements. Vous pouvez trouver des outils gratuits en ligne comme inDinero ou Corelytics, ou vous abonner à un service mensuel plus approfondi de ces mêmes fournisseurs
Étape 4. Ayez un plan d'évacuation
De toute évidence, vous espérez que les nouveaux changements de procédure amélioreront les choses sur le lieu de travail. Mais que faire si c'est le contraire qui se produit ? Tout bon plan pour les changements de procédure doit avoir un plan de sauvegarde ou, si tout le reste échoue, un plan de secours pour abandonner complètement les changements.
- Décidez si vous reviendrez par défaut aux anciennes procédures en cas d'échec des nouvelles modifications, ou si vous implémenterez un plan de sauvegarde. Si vous choisissez un plan de sauvegarde, ayez des plans concrets en place au cas où.
- Vous voudrez peut-être éviter de dire à vos employés que vous avez un plan de sauvegarde ou que vous pouvez revenir aux anciennes procédures. Leur dire ces choses peut vous faire paraître faible ou inefficace en tant que leader, et cela peut augmenter la résistance des employés aux changements s'ils savent qu'une opposition suffisamment bruyante ramènera les choses à ce qu'elles étaient.
Partie 2 sur 3: Maintenir la confiance et le contrôle
Étape 1. Transmettez votre vision
Si vous pensez que les changements de procédure que vous apportez amélioreront l'entreprise et/ou le lieu de travail, faites-le savoir. Faites savoir à vos employés comment vous envisagez l'entreprise dans un an et exposez les stratégies (y compris ces changements de procédure) qui aideront à amener l'entreprise là où vous pensez qu'elle doit être.
- Partagez votre vision avec vos employés. Soyez clair et concis dans la description de ce que vous voulez pour votre entreprise.
- Comprenez vos employés.
- Responsabilisez vos employés en leur permettant d'exprimer leurs pensées, leurs préoccupations et leurs commentaires généraux sur les changements que vous proposez. Cependant, ne perdez pas la structure organisationnelle de votre entreprise.
- Décidez s'il serait préférable de communiquer votre vision et d'annoncer les changements en personne ou par courrier électronique. Les problèmes urgents sont mieux livrés en personne, et les messages écrits / envoyés par courrier électronique peuvent être facilement ignorés.
CONSEIL D'EXPERT
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
Étape 2. Vendez la monnaie
Quels que soient les changements de procédure que vous essayez de mettre en œuvre sur le lieu de travail, il ne suffira peut-être pas de simplement dire à vos employés « C'est comme ça que ce sera à partir de maintenant ». En tant que leader, c'est votre rôle de diriger, et cela signifie que vos employés vous soutiennent à 100 %. Une fois que vous avez annoncé les changements, vendez-les à vos employés. Aidez-les à comprendre pourquoi ces changements sont bons pour l'entreprise et, en fin de compte, bons pour les employés.
- Informez vos employés de votre motivation (ou de celle de l'entreprise) pour mettre en œuvre ces changements. Si les changements permettent d'économiser de l'argent, dites-le. S'ils créent un meilleur environnement de travail, faites-le savoir à tout le monde. Quelle que soit la motivation, indiquez clairement que les avantages de ces changements l'emporteront sur les coûts et les problèmes de mise en œuvre.
- Expliquez pourquoi l'ancienne façon de faire les choses était inappropriée ou inefficace. Avoir un contraste clair pourrait permettre aux employés de comprendre plus facilement pourquoi ce changement était nécessaire.
Étape 3. Supprimez toute incertitude
L'une des principales raisons pour lesquelles les employés résistent au changement est la peur qu'ils ressentent pour l'inconnu. S'il existe une incertitude sur la façon dont les activités quotidiennes fonctionneront ou sur les rôles très spécifiques que vous et vos employés jouerez dans ces changements, vous devrez supprimer ces incertitudes. Vous pouvez le faire en anticipant les questions, les doutes et les peurs que vos employés peuvent avoir et en les soulageant avant qu'ils ne surviennent.
- Soyez méticuleux dans votre planification du fonctionnement de l'entreprise et des changements (le cas échéant) qui surviendront dans les rôles de vos employés. Faites-leur savoir que leurs rôles ne changeront pas, ou si leurs rôles seront affectés de quelque manière que ce soit, alors soyez clair à ce sujet dès le début.
- Essayez d'encadrer les changements de procédure de manière à ce que les employés voient ces changements comme une amélioration de leur façon de travailler. Si vous supprimez le doute qui entoure les vagues annonces procédurales et reformulez ces changements comme un moyen de créer un meilleur environnement de travail ou un ordre des opérations plus fluide, vos employés seront probablement plus impliqués.
CONSEIL D'EXPERT
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA Consultante en diversité, équité et inclusion
Notre expert est d'accord:
Au fur et à mesure que les changements de procédure sont mis en œuvre et que de nouvelles règles ou directives sont instituées, soyez clair sur les aspects du changement qui ne seront pas négociables et ceux qui intègrent une flexibilité. Par exemple, vous pourriez dire,"
Étape 4. Chronométrez bien
Certains experts commerciaux indiquent que le moment de l'annonce d'une procédure peut être le facteur le plus important pour rallier les employés. Il n'y a pas de règle claire sur le moment opportun, car chaque situation et chaque lieu de travail sont différents, mais être conscient de la façon dont les changements affectent vos employés peut vous aider à mieux planifier l'annonce et la mise en œuvre.
- Si les nouvelles procédures nécessitent une formation supplémentaire, essayez de planifier la mise en œuvre de ces procédures de manière à laisser à vos employés suffisamment de temps pour se préparer. Par exemple, n'annoncez pas de nouvelles procédures un vendredi si elles entrent en vigueur le lundi suivant. Cela peut obliger les employés à venir le week-end pour une formation ou à se démener pour comprendre les choses le jour où les changements seront mis en œuvre.
- Si possible, annoncez les changements de procédure quelques semaines avant qu'ils n'aient lieu. Cela donnera à chacun la possibilité de lire les nouvelles procédures, de comprendre en quoi elles diffèrent des anciennes et d'apprendre à apporter les modifications nécessaires.
Partie 3 sur 3: Mise en œuvre des changements
Étape 1. Ne perdez pas l'identité de votre entreprise
Les changements de procédure sont généralement bons, mais ils ne devraient pas être si radicaux que vos employés ne reconnaissent plus l'entreprise - du moins pas du jour au lendemain. N'oubliez pas qu'en plus du confort dans le familier, beaucoup de vos employés peuvent être fidèles et dévoués à l'entreprise pour son image/identité ou sa mission d'origine. Il est normal de modifier ces aspects dans le cadre d'un plan à long terme, mais apporter des changements radicaux sur une courte période peut aliéner ou alarmer vos employés les plus fidèles.
Étape 2. Rechercher des commentaires
Le degré de satisfaction de vos employés sera l'un des meilleurs indicateurs de l'efficacité des changements. Certains employés, bien sûr, résisteront au changement quoi qu'il arrive, mais d'autres employés peuvent aimer l'orientation générale tout en ayant des réserves sur la façon dont ces changements sont réellement mis en œuvre.
- Un moyen simple d'assurer la satisfaction des employés et d'évaluer les changements futurs qui pourraient être nécessaires est de demander aux employés leurs commentaires sur les changements. Faites-leur savoir que même si vous n'êtes peut-être pas disposé à inverser les changements, vous appréciez la contribution et la collaboration des employés lorsqu'il s'agit de la façon dont ces changements sont mis en œuvre.
- Envisagez de former un groupe de travail ou un comité pour obtenir des commentaires sur la façon dont les changements sont mis en œuvre et comment les changements pourraient être mis en œuvre avec plus de succès.
Étape 3. Récompensez les performances des employés
Une façon d'aider les employés à participer aux nouveaux changements de procédure est de générer des objectifs à court terme pour vos employés et de récompenser ceux qui atteignent ces objectifs. Cela peut sembler un geste insignifiant, mais cela peut aider à renforcer le soutien aux changements et à susciter un fort désir de mettre en œuvre ces changements.
Des astuces
- Impliquez vos collaborateurs et impliquez-les le plus tôt possible dans les changements de procédures.
- Essayez de demander de l'aide aux employés pour la planification ou la mise en œuvre de ce processus.
- Encouragez la flexibilité au travail. Mieux vos employés s'adapteront au changement, plus ce processus sera facile pour tout le monde.
