Il est toujours judicieux de conserver des copies de vos dossiers médicaux, car ils vous seront utiles si vous changez de médecin, allez aux urgences, tombez malade en voyage ou déménagez. Avoir des copies papier et numériques de vos dossiers médicaux bien organisés peut vous faire gagner du temps et vous permettre d'obtenir de meilleurs soins médicaux. En fait, la recherche a découvert que les patients cardiaques qui tiennent des dossiers de santé personnels bénéficient de meilleurs résultats de santé parce que leurs soignants peuvent mieux voir leurs antécédents médicaux. C'est probablement aussi le cas pour les personnes atteintes d'autres maladies chroniques comme le cancer, le diabète et l'arthrite.
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Partie 1 sur 2: Organisation des copies papier
Étape 1. Demandez à vos soignants l'accès à vos dossiers médicaux
La première étape de l'organisation de votre dossier médical personnel consiste à collecter des copies papier (physiques) d'autant d'informations que possible sur vos traitements et diagnostics auprès de tous vos soignants, y compris les médecins, les infirmières praticiennes, les chiropraticiens, les physiothérapeutes, les psychologues, etc. N'oubliez pas que la loi fédérale exige que tous les médecins et établissements médicaux vous permettent d'accéder à votre dossier médical.
- N'oubliez pas d'être poli et patient lorsque vous demandez à accéder à vos dossiers médicaux. Dites-leur que c'est pour établir vos propres dossiers personnels. Certains médecins et établissements médicaux peuvent hésiter à vous autoriser l'accès par crainte d'un litige pour faute professionnelle.
- Votre soignant peut avoir besoin de temps pour organiser vos informations médicales, car elles peuvent ne pas toutes être dans un seul fichier. Prenez rendez-vous pour revenir si c'est le cas.
- Gardez à l'esprit qu'un dossier médical personnel combine toutes les informations médicales recueillies par chaque soignant/établissement médical que vous avez visité dans un seul fichier facilement accessible.
- Bien que la loi fédérale vous donne le droit d'accéder à la plupart des informations sur la santé de vos patients (dossiers médicaux, imagerie, résultats de tests, dossiers de facturation, etc.), certains types d'informations sont exemptés. Par exemple, vous n'avez pas le droit d'accéder aux notes de psychothérapie (c.
Étape 2. Copiez tous les documents de vos dossiers médicaux
Une fois que vous avez informé le soignant de vos intentions et qu'il a organisé vos informations médicales, il est temps de faire des copies de tout cela. Votre dossier médical personnel doit inclure des copies de tous les résultats des tests/laboratoires, des diagnostics, des rapports de traitement, des rapports de radiologie, des notes d'évolution, des déclarations d'assurance et des références de chaque soignant/établissement médical que vous avez visité. Ne vous attendez pas à ce que l'aidant naturel copie votre dossier pour vous. Leur personnel de soutien sera probablement celui qui effectuera la copie proprement dite.
- Bien que vous soyez propriétaire de vos informations médicales, vous ne possédez pas le papier, les fichiers et les radiographies sur lesquels se trouvent vos informations, alors ne vous attendez pas à sortir avec les originaux. Vous n'avez droit qu'à des copies des originaux.
- Votre soignant/établissement médical a le droit légal de vous facturer des frais de copie, alors demandez combien cela pourrait coûter. Ils peuvent facturer par page ou un forfait pour le service de copie.
- Vous devrez probablement signer un formulaire de décharge dans chaque établissement auquel vous demandez des dossiers.
Étape 3. Organisez et mettez vos copies papier dans un classeur
Une fois que vous avez copié vos dossiers médicaux originaux, séparez-les en faisant une pile pour chaque fournisseur de soins. Ensuite, commandez les dossiers pour chaque fournisseur de votre première visite à votre plus récente, par ordre chronologique. Ce type d'organisation permettra de trouver rapidement et facilement des informations. Percez des trous dans votre dossier médical le long de la marge gauche avec une perforatrice à 3 trous et placez-les dans un classeur à trois anneaux ou un cahier à reliure métallique (peut-être avec des intercalaires pour chaque membre de la famille, ou même un classeur pour chaque membre de la famille).
- Utilisez des intercalaires de différentes couleurs pour organiser vos dossiers médicaux par prestataire médical et/ou établissement. En plus du codage couleur, organisez plusieurs médecins par ordre alphabétique dans le classeur.
- Pensez à renforcer les perforations de vos documents copiés, surtout si vous ou vos soignants parcourez fréquemment le classeur.
- Gardez à l'esprit que tous les documents liés aux réclamations/paiements d'assurance doivent être conservés jusqu'à cinq ans, bien que s'ils sont liés à vos déclarations de revenus, conservez-les pendant au moins sept ans.
Étape 4. Créez une table des matières
Utilisez un programme de traitement de texte sur votre ordinateur pour taper une table des matières pour vos dossiers médicaux personnels. La page de la table des matières doit décrire les fournisseurs à code de couleur que vous avez vus et être répertoriés par ordre chronologique et/ou alphabétique - il sera beaucoup plus facile pour les professionnels de la santé occupés de s'y retrouver. Imprimez la table des matières sur une feuille de papier plus épaisse pour qu'elle soit plus résistante aux déchirures ou à l'usure.
- Utilisez une police large et lisible pour la page de contenu - rien de trop sophistiqué ou artistique (rappelez-vous que ce n'est pas un album que vous créez).
- Si nécessaire, visitez le site Web de l'entreprise qui a fabriqué vos intercalaires pour obtenir de l'aide dans la création d'une table des matières imprimée.
- Utilisez la table des matières vierge qui peut avoir été incluse avec les intercalaires que vous avez achetés pour votre classeur.
Étape 5. Gardez votre classeur/carnet en sécurité
Une fois que vous avez organisé toutes les copies papier de vos dossiers médicaux dans une solide reliure à trois anneaux ou un cahier à reliure métallique, rangez-les sur une étagère stable ou dans un classeur verrouillable à la maison, hors de portée des enfants et des animaux domestiques. Avoir vos dossiers médicaux à la maison vous permet de les lire et de les comprendre à votre guise, ce qui peut vous aider à vous sentir plus en contrôle de votre santé et à mieux choisir vos thérapies.
- Pour plus de sécurité et de sûreté, pensez à conserver votre classeur de copies papier dans un coffre-fort ou une boîte à l'épreuve du feu.
- Il peut être plus pratique d'avoir vos copies papier à portée de main et près de l'endroit où se trouvent votre bureau et votre ordinateur, puis concentrez-vous plutôt sur la sécurisation des copies numériques (voir ci-dessous).
Partie 2 sur 2: Faire une copie électronique
Étape 1. Scannez vos dossiers médicaux dans votre ordinateur
Une fois que vous avez toutes les copies papier de votre dossier de santé, vous devez également les numériser en copies numériques/électroniques. Avoir une copie numérique de vos dossiers médicaux vous protégera au cas où vos copies papier seraient endommagées ou perdues - ceci est particulièrement préoccupant pour les personnes qui vivent dans des zones à haut risque d'inondations, de tornades, de tremblements de terre et d'autres catastrophes naturelles.
- La plupart des imprimantes ont la capacité de numériser des documents, donc aucun autre équipement n'est généralement requis.
- Une fois que vous avez numérisé les copies papier dans votre ordinateur, créez un dossier « dossiers médicaux », puis quelques sous-dossiers pour chaque fournisseur de soins de santé. Déposez les fichiers numérisés dans les dossiers appropriés.
- Comme alternative, vous pouvez saisir manuellement les données de vos copies papier dans votre ordinateur (en les tapant), mais cela prend beaucoup plus de temps que de les numériser.
Étape 2. Achetez un logiciel spécifiquement pour les dossiers médicaux personnels
Si vous avez un logiciel de traitement de texte que vous connaissez, c'est très bien, mais sachez qu'il existe également un logiciel spécialement conçu pour organiser vos dossiers médicaux personnels. Vous devrez toujours numériser les documents physiques, mais le logiciel spécial fera pratiquement toute l'organisation pour vous.
- Le coût d'un nouveau logiciel varie généralement de 25 $ à 75 $, et peut également inclure une sorte de support technique en ligne.
- Recherchez en ligne le logiciel qui convient le mieux à votre budget et à votre niveau d'expertise informatique. Certaines entreprises peuvent proposer des essais gratuits pour des périodes limitées.
- Quelle que soit la manière dont vos fichiers sont organisés sur votre ordinateur, ils doivent être sauvegardés sur un CD physique, un disque dur externe ou un lecteur flash portable.
Étape 3. Vérifiez les dossiers de santé en ligne
Certains prestataires de soins de santé, hôpitaux et régimes d'assurance proposent des dossiers en ligne auxquels vous pouvez accéder à distance. En d'autres termes, ils placent vos dossiers médicaux en ligne (avec votre permission et sur une base de données sécurisée), afin que vous puissiez y accéder facilement depuis votre ordinateur à la maison ou même depuis votre téléphone. Si c'est le cas de vos soignants, cela pourrait vous faire gagner du temps et vous éviter les tracas liés à la numérisation de vos copies papier.
- Vous aurez peut-être besoin d'applications et/ou de programmes spéciaux pour accéder à vos dossiers de santé en ligne et y naviguer. Demandez à votre fournisseur de soins principal (ou à son personnel) des recommandations.
- Si vous vous inquiétez de la sécurité de vos informations personnelles en ligne, vous pouvez demander à votre soignant/établissement médical de ne stocker aucun de vos fichiers en ligne.
Étape 4. Stockez vos dossiers de santé en ligne
Une autre option électronique consiste à stocker vos dossiers médicaux personnels sur un site Internet tiers sécurisé (ou sur le « cloud ») une fois que vous avez numérisé les documents dans votre ordinateur. En fait, votre régime d'assurance maladie, votre principal fournisseur de soins ou votre hôpital peuvent en avoir un que vous pouvez utiliser gratuitement. Alternativement, un certain nombre d'entreprises basées sur Internet offrent un espace de stockage numérique pour vos dossiers médicaux personnels en ligne, ainsi que l'utilisation de leurs outils de cybersanté, gratuitement ou contre paiement.
- Avec votre permission, les dossiers de santé personnels stockés en ligne peuvent être consultés par les membres de votre famille et les soignants, ce qui élimine le besoin de transporter vos copies papier dans un classeur.
- Si vous utilisez des outils en ligne, assurez-vous qu'ils sont protégés par un mot de passe.
- Assurez-vous d'enregistrer les informations de connexion et les mots de passe de tous les sites Internet qui stockent vos dossiers médicaux.
Des astuces
- Un dossier médical personnel complet et précis donne aux nouveaux médecins les informations dont ils ont besoin pour vous prodiguer les meilleurs soins possibles.
- Commencez à tenir un registre le plus tôt possible. Chaque fois que vous consultez votre médecin ou que vous vous rendez dans un hôpital, une clinique ou un laboratoire, gardez-en une trace. Cela vous permettra d'économiser du temps et des efforts pour avoir à rassembler toutes vos informations médicales à une date ultérieure.
- Gardez à l'esprit que les lois sur les dossiers médicaux varient en fonction de votre emplacement. Vérifiez les lois et règlements de votre pays, état ou municipalité.
- Un dossier médical personnel peut aider à mieux gérer les réclamations d'assurance-maladie, les réclamations d'assurance-invalidité et d'assurance-vie, ainsi que les impôts.
- Soyez précis sur les dossiers médicaux que vous souhaitez pour votre dossier personnel, sinon le bureau de votre médecin pourrait copier chaque élément de votre dossier et vous facturer tout cela.
- Envisagez de sauvegarder des copies de vos dossiers médicaux numérisés sur une clé USB portable ou un disque dur externe et de stocker cet appareil dans un coffre-fort ignifuge.
