Obtenir vos dossiers médicaux vous semble déroutant, mais le processus est assez simple. Cela peut être un peu long, car la collecte des formulaires et des informations nécessaires prend du temps, mais si vous restez patient et suivez le protocole, vous pouvez facilement recevoir les dossiers dont vous avez besoin si vous vivez aux États-Unis. Certains de ces éléments peuvent être applicables ailleurs dans le monde.
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Partie 1 sur 3: En savoir plus sur les dossiers médicaux
Étape 1. Sachez qui peut demander des dossiers médicaux
Les dossiers médicaux contiennent souvent des informations très sensibles et privées. Seules des personnes spécifiques ont accès à vos dossiers médicaux.
- Les États varient dans les procédures et les politiques en ce qui concerne la remise des dossiers médicaux, tout comme les hôpitaux individuels. Cependant, la loi fédérale stipule qu'une personne a le droit d'accéder à ses dossiers médicaux, d'en faire des copies et de demander des modifications. Pour la plupart, seuls vous et votre médecin avez le droit d'accéder à votre dossier médical.
- Dans de rares cas, vous devrez peut-être obtenir les dossiers de quelqu'un d'autre. Vous aurez besoin d'une autorisation directe signée par le patient. Si le patient est frappé d'incapacité, des documents juridiques seront nécessaires pour renoncer à la signature. Cependant, le protocole pour demander les dossiers de quelqu'un d'autre est un sujet de débat et de confusion dans la communauté médicale. Si vous avez besoin des dossiers médicaux de quelqu'un d'autre pour une raison quelconque, discutez du problème avec un avocat pour déterminer les procédures nécessaires pour obtenir ces informations.
- Les couples mariés n'ont pas le droit de consulter les dossiers médicaux de l'autre et une autorisation signée est nécessaire pour obtenir les dossiers d'un conjoint. Les parents ont généralement accès aux dossiers médicaux des enfants de moins de 18 ans, mais il existe quelques exceptions. Si, par exemple, un enfant a plus de 12 ans, certains États autorisent la confidentialité des dossiers concernant la santé reproductive et les antécédents sexuels.
Étape 2. Rassemblez le matériel nécessaire
Pour obtenir vos dossiers, vous avez besoin de certains documents. Assurez-vous que vous avez tous les documents nécessaires remplis avant de commencer le processus de demande de dossiers.
- Le service de gestion des informations de santé (HIM) de votre prestataire de soins peut vous fournir le formulaire d'autorisation spécifique à votre hôpital. Celui-ci devra être rempli intégralement.
- Les informations incluses dans le formulaire d'autorisation varient d'un État à l'autre et d'un hôpital à l'autre. Cependant, la plupart des formulaires demandent votre adresse, votre date de naissance, votre numéro de sécurité sociale et votre numéro de téléphone. Vous devrez également probablement fournir les dates auxquelles vous avez reçu le traitement, les documents que vous souhaitez publier et les raisons pour lesquelles vous demandez les dossiers.
- De nombreux hôpitaux, afin d'accélérer le processus, permettent de remplir le formulaire d'autorisation en ligne. Vérifiez s'il s'agit d'une option à votre hôpital si remplir les formulaires en ligne est plus pratique pour vous.
- Lorsque vous entrez pour demander vos dossiers, vous aurez besoin d'une pièce d'identité avec photo.
Étape 3. Déterminez les frais, le cas échéant, que vous devez payer
Les frais varient d'un hôpital à l'autre, mais il existe un protocole spécifique pour la facturation des dossiers. Soyez conscient de cela pour éviter de payer des frais illégaux.
- Les hôpitaux ont le droit de facturer des frais pour les dossiers médicaux. Cependant, ces frais sont limités aux coûts de la main-d'œuvre nécessaire pour obtenir les documents. En d'autres termes, votre hôpital ne peut pas utiliser vos dossiers pour réaliser un profit.
- Habituellement, un hôpital facturera des frais en fonction du nombre de pages de vos dossiers. Il existe un plafond quant au montant de ces frais qui varie d'un État à l'autre. À New York, c'est 75 cents la page et en Californie c'est 25. Sachez quel est le prix maximum par page dans votre état et assurez-vous que vous n'êtes pas surfacturé. Vous pouvez généralement trouver ces informations sur le site Web du ministère de la Santé. Pour éviter ces frais, demandez à votre médecin de vous envoyer la dernière note SOAP de votre dernière visite, ou si vous êtes à l'hôpital, demandez les résumés de sortie qui vous ont été dictés par votre médecin.
Partie 2 sur 3: Obtention de vos dossiers
Étape 1. Sachez quels documents demander
Sur le formulaire d'autorisation, il vous sera demandé de sélectionner le type d'enregistrement que vous souhaitez. Si vous n'êtes pas familier avec la terminologie médicale, cela peut être déroutant. Cependant, pour les patients, les formulaires suivants sont les plus utiles pour suivre les antécédents médicaux et transférer les médecins.
- Antécédents initiaux et examen physique
- Tout rapport de consultation réalisé par des spécialistes. Les rapports de consultation examinent les antécédents du patient, expliquent ses besoins médicaux et exposent la raison pour laquelle l'avis d'un autre médecin est demandé.
- Les rapports opératoires, qui documentent les détails d'une intervention chirurgicale
- Résultats de test
- Listes de médicaments
- Les rapports de sortie, qui incluent les dates auxquelles vous avez été renvoyé de l'hôpital et tous les soins à domicile recommandés par votre fournisseur
Étape 2. Décidez comment vous souhaitez recevoir vos dossiers
Vous disposez de plusieurs options pour recevoir votre dossier médical. Les copies papier sont ce qui est généralement demandé, mais vous pouvez également demander des copies numériques. Si votre hôpital utilise un système de dossiers électroniques, vous pouvez obtenir vos dossiers sous la forme d'un CD ou d'une clé USB. Vous pouvez également faire envoyer vos informations par e-mail. Déterminez ce qui vous convient le mieux, puis faites la demande.
Étape 3. Soyez prêt à attendre
Recevoir votre dossier médical prend du temps. Ce n'est pas un processus le jour même et vous devez être conscient des périodes d'attente.
- Légalement, votre fournisseur doit vous envoyer vos dossiers dans les 30 jours suivant votre demande initiale. Ils peuvent demander une prolongation unique de 30 jours, mais doivent expliquer la cause de ce retard
- La plupart des établissements ne prendront pas 30 jours et, en moyenne, le temps d'attente est de 5 à 10 jours.
- Si vous avez besoin de vos dossiers parce que vous changez de médecin ou à des fins d'assurance, gardez à l'esprit la période d'attente. Planifiez à l'avance et demandez vos dossiers bien à l'avance.
Partie 3 sur 3: Connaître vos droits
Étape 1. Connaissez vos droits HIPAA
HIPAA est le Health Information Portability and Accountability Act. Vous devez être informé de vos droits HIPAA lorsque vous commencez un traitement avec un nouveau médecin, par exemple lorsque vous êtes admis dans un hôpital ou lorsque vous consultez un médecin pour la première fois. En général, HIPAA vous donne le droit d'accéder à vos informations médicales et de les garder privées. Cela signifie que vous avez le droit de:
- demander une copie de votre dossier médical.
- demander des corrections à votre dossier médical.
- être informé de la manière dont vos informations peuvent être utilisées ou partagées.
- décider comment vos informations peuvent être utilisées.
- obtenir un rapport sur la façon dont vos informations ont été utilisées.
- déposer une plainte si vous pensez que vos informations ne sont pas traitées correctement.
Étape 2. Sachez que vous avez droit à votre dossier médical
Vous avez droit à votre dossier médical. Il s'agit d'une loi fédérale et un hôpital ne peut retenir des dossiers pour quelque raison que ce soit, y compris un paiement en souffrance. Comme indiqué, les hôpitaux peuvent facturer le papier, mais ils ne peuvent pas facturer de frais de recherche. Si un établissement essaie de refuser de divulguer vos dossiers ou exige une grosse somme d'argent pour leur libération, parlez-en à un avocat. Le refus de communiquer les dossiers médicaux est rare, mais se produit parfois. Comprenez que c'est illégal.
Étape 3. Comprenez quelles informations les médecins peuvent retenir
Bien que vous ayez légalement droit à la plupart des dossiers médicaux, un médecin a le droit légal de refuser de divulguer certains documents concernant vos antécédents médicaux. Ces documents comprennent:
- Notes personnelles
- Informations concernant un mineur de plus de 12 ans, si le mineur s'oppose
- Toute information qui, selon le médecin, causera un préjudice substantiel à vous ou à d'autres
- Informations obtenues auprès d'autres médecins
- Dossiers de toxicomanie ou dossiers de santé mentale
Étape 4. Faites appel d'un refus, si nécessaire
Dans certains cas, vous pourriez vouloir ou avoir besoin de certaines informations qu'un médecin peut légalement refuser de divulguer. Si, par exemple, vous transférez à un spécialiste, les notes et les observations personnelles d'un médecin peuvent fournir à votre nouveau médecin des informations importantes sur votre état. Il existe une procédure d'appel si votre fournisseur refuse de divulguer certains documents.
- Les règlements varient d'un État à l'autre. La plupart des États exigent que vous déposiez un appel écrit, citant vos raisons pour avoir besoin de l'information, au ministère de la Santé. Votre fournisseur doit alors fournir une explication de son refus.
- Un juge ou un comité décide si l'information doit être divulguée ou non. Si vous gagnez votre appel, votre fournisseur doit légalement divulguer les documents. Si vous perdez l'appel, la décision est finale.
Des astuces
- Une fois à portée de main, assurez-vous d'organiser vos dossiers médicaux par date ou type de dossier dans un classeur ou un outil numérique. La plupart des patients préfèrent les organiser par date. Utilisez des notes autocollantes pour définir clairement la date et le type d'enregistrement sur chaque enregistrement, de sorte que vous n'aurez pas à les rechercher sur l'enregistrement à chaque fois. De nombreux outils en ligne et mobiles peuvent vous aider à le faire facilement, y compris la sauvegarde, gratuitement ou à faible coût.
- Si vous avez eu le fournisseur pendant une longue période de temps, il peut être rentable de lui donner des paramètres de date, car les dossiers médicaux peuvent comporter des milliers de pages si vous avez eu de longs séjours à l'hôpital ou des maladies prolongées. Demandez quelques mois d'informations plutôt que quelques années.
