La planification d'une assemblée publique sur un problème de santé n'est fondamentalement pas différente de la planification d'une assemblée publique sur tout autre problème, à l'exception de la composition du public et des types de panélistes qui prendront la parole lors de l'événement. Néanmoins, il y a beaucoup de choses à faire pour planifier avec succès une assemblée publique de quelque sorte que ce soit. Vous devrez travailler dur, recruter des parties prenantes importantes et vous assurer que vous vous êtes donné suffisamment de temps pour attirer l'attention de la presse et de la communauté.
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Partie 1 sur 3: Jeter les bases
Étape 1. Formez un comité de planification
L'idée derrière un comité de planification est la force du nombre. Il y a peu de problèmes liés aux soins de santé qui ne concernent pas plus d'une organisation. Vous devez identifier d'autres organisations au sein de la communauté concernées par votre problème, convaincre les membres importants des avantages d'une mairie et les recruter dans votre comité de planification.
- Par exemple, si votre sujet de préoccupation était la nutrition des enfants, certaines organisations communautaires concernées par ce problème pourraient être des écoles, des pédiatres, des banques alimentaires, des églises, des agriculteurs et des garderies.
- L'auto-promotion peut être un facteur de motivation extrêmement convaincant. Approchez les organisations cibles d'un point de vue en expliquant comment la participation à la mairie pourrait leur être bénéfique spécifiquement.
Étape 2. Localisez les problèmes
Il est beaucoup plus facile de se préoccuper d'un problème qui vous touche directement. Afin de rendre le sujet de votre mairie plus immédiat et convaincant, mettez l'accent sur l'impact local du problème plutôt que sur l'impact national ou mondial.
- Par exemple, si votre ville ou votre état a un taux élevé d'infection au VIH ou un taux élevé d'obésité, vous devez mettre l'accent sur les problèmes auxquels votre localité sera confrontée en conséquence plutôt que sur les problèmes liés au diagnostic du VIH ou à l'obésité en général.
- Vous pourriez donc dire: « La ville de Philadelphie devra payer 3,5 milliards de dollars de plus en coûts de santé au cours des 15 prochaines années en raison de notre taux élevé d'obésité », plutôt que « L'obésité entraîne des coûts de santé plus élevés ».
Étape 3. Identifiez les objectifs
Les objectifs de votre réunion dicteront le format, qui vous inviterez et comment vous en ferez la promotion. Le terme « mairie » désigne uniquement un type de réunion où les questions et réponses ouvertes du public constituent l'essentiel de la réunion.
Les objectifs de votre réunion peuvent être d'information, de plaidoyer pour un certain poste ou de retour d'information aux candidats politiques. Bien que les réunions de candidats politiques et de plaidoyer attirent probablement le plus l'attention, elles ne sont pas nécessairement ce qui convient le mieux à votre problème. Par exemple, si l'opinion publique est contre les objectifs politiques de votre organisation, une réunion d'information pourrait être une meilleure stratégie pour changer les opinions en fonction de vos besoins
Étape 4. Choisissez un format
Le format traditionnel d'un hôtel de ville est pour un panel de trois à cinq conférenciers plus un modérateur pour donner de courtes introductions détaillant leurs antécédents et leurs positions. Ensuite, un modérateur pose des questions au public. Alors que le public peut poser des questions à un certain panéliste, le modérateur doit agir en tant que facilitateur, et s'il pense que le programme progresserait en posant la même question à plusieurs panélistes, il le devrait. D'autres formats pourraient inclure:
- Un pur format de questions et réponses. Cela peut être bon pour le forum d'un candidat.
- Un format de question anonyme, où les questions sont soumises à l'avance, et le modérateur choisit les questions à présenter au panel. Ce format peut être bon pour les sujets controversés.
Partie 2 sur 3: Rassembler la réunion
Étape 1. Choisissez un lieu, une date et une heure
Le lieu de la réunion doit être dans un endroit centralisé, neutre et accessible aux personnes handicapées. Les églises, les bibliothèques, les édifices gouvernementaux et les centres communautaires sont tous de bons choix. Assurez-vous qu'il n'entre pas en conflit avec un autre événement communautaire populaire et organisez-le à un moment où de nombreuses personnes pourront y assister - le week-end, ou si pendant la semaine, le soir.
- Une bonne règle de base est de toujours choisir un emplacement un peu trop petit. Un lieu bondé crée une impression d'activité et de popularité, ce qui est toujours mieux que l'alternative.
- Rendez l'événement gratuit ou à un coût minime, mais encouragez les participants à RSVP - une page Facebook, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone à appeler sont des moyens faciles et peu coûteux de le faire. Supposons que les deux tiers des « peut-être » ne se présenteront pas.
- Assurez-vous d'avoir un autre lieu de réunion au cas où votre lieu prévu tomberait en panne.
Étape 2. Invitez des panélistes
Les panélistes sont l’un des facteurs les plus importants contribuant au succès ou à l’échec d’une mairie. Bien qu'il soit préférable d'avoir des notables dans votre panel, ce n'est pas toujours une option. Ensuite, la meilleure chose à faire est d'avoir des panélistes représentant des organisations notables et/ou des panélistes ayant des antécédents notables - cela donne plus de crédibilité à l'événement.
- Se tourner vers les élus, les universitaires, les dirigeants religieux et communautaires et les prestataires de soins.
- C'est un autre domaine où un comité de planification diversifié peut être utile. Plus les liens des membres de la communauté de la planification sont étendus, plus vous avez de chances de pouvoir faire appel à un panel d'experts diversifié et passionnant.
- Ne négligez pas le facteur personnalité lorsque vous invitez des panélistes. Les panélistes doivent être suffisamment crédibles pour amener les gens à la mairie, mais ils doivent être suffisamment excitants pour que les gens parlent de votre mairie longtemps après sa fin.
Étape 3. Recrutez un modérateur
Les modérateurs sont un autre facteur important dans le succès d'une mairie. L'animateur doit avoir le respect des panélistes et du public, ainsi que le tempérament pour désamorcer les tensions et rythmer la discussion.
Pensez à un modérateur comme un MC-ils devraient être charismatiques, mais pas si charismatiques qu'ils éclipsent les panélistes ou dominent la discussion. Les membres des médias, les juges et avocats à la retraite et le clergé peuvent être de bons candidats
Étape 4. Informez les panélistes
Assurez-vous que vos panélistes connaissent le format de la mairie, les autres panélistes, la participation attendue et les sujets à l'ordre du jour. Tant qu'ils le souhaitent, préparez-les à parler avec les médias par la suite.
C'est une bonne idée que vos panélistes arrivent quarante-cinq minutes à une heure à l'avance afin que vous puissiez revoir le format et les sujets une dernière fois
Étape 5. Constituez un bâton
Certains membres clés du personnel seront nécessaires pour assurer le bon déroulement de la réunion. Vous devriez avoir quelqu'un pour parler avec les médias, asseoir les invités et distribuer des documents comme les ordres du jour des réunions aux panélistes et aux invités.
Ce sont tous de bons emplois pour les bénévoles
Étape 6. Préparez les documents préliminaires
Quelle que soit la taille de votre réunion, vous aurez besoin de documents imprimés à distribuer aux invités, à la presse et aux panélistes. Le type de réunion que vous organisez dictera les types spécifiques de matériel. Par exemple:
- Si vous organisez une réunion d'information, c'est une bonne idée d'imprimer des prospectus ou des brochures qui aborderont certaines des informations que vous couvrirez à la mairie. Par exemple, si votre problème est le VIH dans votre communauté, imprimez un prospectus qui passe en revue certaines statistiques importantes sur l'impact du VIH au niveau local.
- Une mairie avec des candidats ou des fonctionnaires politiques peut inclure des informations sur les positions et les partis des candidats ou des fonctionnaires en ce qui concerne votre problème de santé.
Partie 3 sur 3: Préparation de la réunion
Étape 1. Assurez-vous que le média s'affiche
La presse est cruciale pour une mairie réussie. Que la mairie se concentre sur le plaidoyer, la diffusion d'informations ou un forum politique, sa notoriété influencera le succès de ces objectifs et votre capacité à mettre en place des mairies à l'avenir.
- Vous devrez rédiger des communiqués de presse, identifier les journalistes qui couvrent des articles sur la santé, les affaires communautaires ou la politique, et les contacter à intervalles réguliers.
- Un communiqué de presse est un simple document envoyé aux médias qui explique un événement et pourquoi il est remarquable. Les communiqués de presse font généralement moins d'une page.
- Les actualités concernent l'actualité, vous devez donc vous assurer de souligner aux journalistes pourquoi la mairie est un événement à couvrir maintenant et pas plus tard. Par exemple, l'obésité est toujours un problème, mais elle ne fait l'actualité que lorsqu'une étude est publiée prétendant montrer une autre raison pour laquelle elle est mauvaise.
Étape 2. Contactez des organisations partageant les mêmes idées
Les membres de votre comité de planification, les panélistes et les membres d'organisations connexes qui ne font pas directement partie de la mairie doivent tous être cultivés pour faire connaître l'événement.
N'oubliez pas d'utiliser des ressources telles que les campus universitaires, les hôpitaux et les agences gouvernementales. Affichez des dépliants faisant la publicité de l'événement à ces endroits. Ils peuvent être un excellent moyen d'augmenter la fréquentation
Étape 3. Appuyez sur les réseaux sociaux
N'oubliez pas le vaste réseau de groupes thématiques sur Facebook et d'autres médias sociaux. Ne vous contentez pas de contacter des organisations de brique et de mortier avec des personnes sur la liste de paie. Publiez sur des groupes Facebook, des blogs et des babillards électroniques d'organisations intéressées et apparentées.
Assurez-vous que vos panélistes et membres font également la promotion de l'événement sur Twitter, Facebook et Instagram
Étape 4. Rassemblez les paquets de presse
Un dossier de presse se distingue d'un communiqué de presse en ce qu'il s'agit d'un paquet de documents remis aux journalistes le jour d'un événement plutôt que d'une incitation à couvrir un événement. Il doit comprendre:
- Le communiqué de presse.
- Biographies des panélistes et conférenciers.
- Informations sur le sujet, y compris les études pertinentes, les statistiques et les histoires personnelles des personnes concernées.
Étape 5. Attendez-vous à l'inattendu
Parfois, les panélistes ne se présentent pas. Parfois, les manifestants inondent la salle. Une tempête de neige pourrait déferler dans la région de nulle part. En tant qu'organisateur d'événements, vous devez prévoir ces imprévus en réservant d'autres conférenciers ou en fixant des dates alternatives.
- Si votre mairie est inondée de manifestants, un changement de format pourrait être approprié. Si le format d'origine est une question et une réponse ouvertes, obtenez plutôt des questions préalables. Si les manifestants sont à l'extérieur, invitez-les à entrer et modifiez le format pour faire avancer les soumissions de questions.
- Alignez d'autres conférenciers de votre organisation ou des organisations participantes au cas où un conférencier programmé ne se présenterait pas. Si la mairie est un forum entre les candidats politiques, insistez-le sans relâche auprès des médias, ce qui leur fera regretter de ne pas être venus.
