Nous savons tous qu'être organisé au travail est important, mais c'est un combat permanent pour de nombreuses personnes. Croyez-le ou non, rester organisé n'est pas aussi intimidant que cela puisse paraître. Quelques correctifs rapides et certaines solutions en cours rendent les choses plus faciles que vous ne l'auriez jamais pensé.
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Méthode 1 sur 4: Gérer votre espace et votre temps
Étape 1. Surveillez vos activités
Passez quelques jours à tenir un journal ou un journal de vos activités quotidiennes. Cela vous aidera à voir exactement ce que vous faites que vous ne réalisez peut-être même pas, et cela vous donnera un premier aperçu des écarts d'organisation et de productivité. Cet exercice doit également être fait en gardant à l'esprit vos objectifs généraux. Grâce au journal d'activité, vous pouvez voir quelles activités pourraient vous faire perdre du temps et quelles activités pourraient réellement atteindre vos objectifs.
Étape 2. Déterminez vos temps de productivité
Certains d'entre nous sont des gens du matin, et certains d'entre nous grincent des dents à l'idée des matins. Vous avez peut-être déjà une idée des moments de la journée où vous êtes le plus productif. Que vous préfériez le soir, le matin, l'heure du déjeuner ou juste avant ou après les heures de pointe de la journée de travail, profitez de ces moments pour maximiser votre productivité.
Étape 3. Priorisez vos tâches
Nous savons tous que certaines tâches sont plus importantes que d'autres, mais nous ne les priorisons pas toujours en conséquence. Développez donc un système de classement en signalant ou en mettant en vedette des tâches importantes, par exemple, et soyez honnête et flexible. Utilisez des rappels, soit via un calendrier numérique, soit via des notes autocollantes sur votre ordinateur ou votre bureau. Consacrez plus de temps et d'énergie aux éléments prioritaires de votre liste. Les exemples incluent les tâches urgentes telles que les choses dues d'ici la fin de l'activité ou demain. Vous pouvez également donner la priorité aux réponses aux clients, aux patrons ou à toute autre personne qui paie les factures. Et si vous n'êtes pas sûr de la sensibilité ou de l'importance d'une tâche, il est toujours bon de demander.
Étape 4. Éliminez immédiatement les tâches rapides
Toutes les tâches n'ont pas besoin d'être hiérarchisées et planifiées pour une date d'achèvement future. Certaines tâches prennent presque autant de temps à planifier ou à programmer qu'à accomplir. Si c'est le cas et que vous pouvez vous attaquer à ces tâches tout de suite, faites-le ! La gestion immédiate des tâches rapides permet également d'éviter la procrastination.
Étape 5. Gérer l'encombrement et les matériaux de travail
Nos bureaux passent facilement de sites encombrés à des sites de tornades, ce qui entrave évidemment l'organisation. Certaines personnes opèrent même selon une politique de bureau propre uniquement. Bien que cela ne soit pas absolument nécessaire, prenez des mesures pour vider votre espace de travail.
- Désencombrer. Jetez vos déchets à la poubelle et classez systématiquement le matériel dont vous avez besoin. Désencombrez-vous autant que possible: pendant les accalmies de la journée de travail, les pauses ou entre les tâches.
- Nettoyez immédiatement après vous. De cette façon, c'est au sommet de votre esprit. De plus, vous évitez l'agitation inévitable de voir le fouillis actuel devenir une partie de votre futur fouillis.
- Gardez les fournitures nécessaires à portée de main. Tout ce qui vous entoure n'est pas encombrant, bien sûr. Disposer des outils nécessaires vous fait gagner du temps et fait bon usage de votre précieux espace.
Étape 6. Planifiez des activités et des rendez-vous
Certaines personnes ne programment que des réunions, mais pas d'activités sur leur liste de choses à faire. Planifier les tâches les plus importantes ainsi que les rendez-vous peut être utile. Vous pouvez également « regrouper » vos journées en organisant des réunions uniquement les mardis et jeudis, par exemple. Gardez également quelques trous dans votre emploi du temps pour du temps créatif pour vous-même ou pour faire face à l'inattendu.
- Utilisez un organisateur et un calendrier. Il peut s'agir d'organisateurs papier et stylo, ou de calendriers logiciels et d'applications d'assistant personnel, telles que iCalendar ou Google Now.
- Catégorisez vos activités. Les activités de catégorisation ou de codage couleur peuvent vous donner un rappel visuel rapide de ce qui est important où. Par exemple, les catégories peuvent inclure de la correspondance, des projets, des événements, des réunions, des remue-méninges et même des pauses ou du temps d'exercice et de gym.
- Rationalisez votre technologie. Les organisateurs en ligne et les plates-formes de messagerie telles que Outlook, par exemple, peuvent combiner vos listes de tâches, calendriers et adresses. Cela augmente non seulement votre efficacité, mais aide à rationaliser votre réflexion.
- Déléguez dans la mesure du possible. Dans la folie de la journée de travail, il est facile d'oublier que vous n'avez pas à tout faire vous-même. Déléguez à un assistant ou, si vous êtes particulièrement débordé, demandez à un collègue de vous faire un solide et de vous aider dans une tâche particulière. Vous pouvez toujours les rembourser plus tard lorsque les choses ralentissent.
Méthode 2 sur 4: S'attaquer systématiquement aux e-mails
Étape 1. Vérifiez vos e-mails aux heures programmées
Nous ne devons pas tous être collés à notre boîte de réception, car de nombreux messages ne sont pas aussi urgents qu'on pourrait le penser. Si vous travaillez dans un emploi qui ne nécessite pas de suivi immédiat par e-mail, vérifiez vos e-mails à des heures programmées seulement environ trois à quatre fois par jour.
Étape 2. Classer les e-mails
Utilisez les dossiers de classement et les indicateurs à votre avantage au lieu de laisser les messages s'accumuler dans votre boîte de réception. Les dossiers et sous-dossiers dans Outlook, par exemple, ou les étiquettes de Gmail et plusieurs boîtes de réception peuvent être un atout. Si vous êtes journaliste, par exemple, vos dossiers peuvent s'appeler Histoires actuelles, Histoires futures, Histoires anciennes, Interviews et sources, et Pitchs et idées.
Supprimer et archiver. Archivez la correspondance importante et ancienne et supprimez le reste. Dans l'exemple ci-dessus, "Old Stories" est le dossier d'archive du journaliste. Une fois que vous commencez à supprimer les anciens e-mails, vous serez surpris de voir combien d'e-mails sont plus dignes de la poubelle que du classeur. Certaines personnes ne jurent également que par « boîte de réception zéro », ce qui signifie n'avoir aucun e-mail non lu (ou aucun e-mail dans votre boîte de réception, point final). En plus d'utiliser des dossiers et des étiquettes, vous pouvez atteindre zéro boîte de réception en utilisant votre fonction d'archivage, en supprimant les anciens e-mails pendant les temps d'arrêt et en utilisant des applications de désencombrement des e-mails
Étape 3. Utilisez d'autres formes de communication lorsqu'elles sont plus efficaces
Parfois, un appel téléphonique rapide peut faire le travail de 10 e-mails aller-retour. Si oui, appelez ! Si vous savez qu'un échange d'e-mails mérite une discussion ou impliquera de nombreux allers-retours, il est parfois préférable d'avoir un appel téléphonique. Vous obtiendrez souvent plus de détails par téléphone, tandis que vous et l'autre partie à la discussion évitez de rédiger des e-mails longs et chronophages. Vous pourriez même envoyer un e-mail à un collègue et lui dire: « J'ai beaucoup de questions à vous poser à ce sujet. Peut-être qu'un appel serait plus facile. Puis-je vous appeler au 5 ? »
Étape 4. Limitez les interruptions
Alors que les pauses stratégiques sont utiles, les interruptions pendant vos heures de travail ne le sont pas. Les interruptions peuvent vous ralentir, perturber votre rythme de travail et vous faire perdre le fil de vos pensées. Alors, essayez d'utiliser les messages d'absence et la messagerie vocale lorsque vous savez que vous serez trop occupé. Ces outils ne sont pas destinés uniquement lorsque vous n'êtes pas physiquement au bureau; ils peuvent être utilisés lorsque vous êtes tout simplement trop submergé. De nombreuses personnes ont également une « politique de porte ouverte », mais vous n'êtes pas obligé de garder votre porte ouverte en tout temps. Vous pouvez même laisser une note amicale sur la porte disant « Conférence téléphonique en cours » ou « Occupé. Revenez plus tard ou envoyez un e-mail s'il vous plaît.
Étape 5. Utilisez le cloud
Le cloud computing mérite d'être envisagé car il peut être moins cher, évolutif, plus efficace et plus facilement mis à jour. Le contenu disponible dans le cloud est particulièrement utile car vous pouvez y accéder sur tous vos appareils: ordinateurs, tablettes, smartphones, etc. Le stockage dans le cloud sert également de forme principale ou secondaire utile de sauvegarde numérique. Vérifiez auprès de votre responsable informatique ou de votre fournisseur de logiciels, car vous disposez peut-être déjà d'une certaine quantité d'espace disque disponible dans le cloud ou disponible pour une somme modique annuelle.
Étape 6. Utilisez les signets en ligne
Les principaux navigateurs ont tous des capacités de mise en signet où vous pouvez enregistrer et organiser vos adresses Web préférées ou les plus fréquemment visitées pour un accès rapide et facile. Profitez-en pour ne pas oublier les sites importants pour vérifier les actualités ou les mises à jour de l'industrie.
Méthode 3 sur 4: Utiliser le temps à votre avantage
Étape 1. Évitez le multitâche
Tous les experts semblent d'accord sur ce point. Bien que cela puisse sembler rapide ou avoir l'air cool à la télévision, le multitâche n'est pas efficace et peut en fait nuire à l'efficacité de votre organisation. Au lieu de cela, consacrez toute votre attention à une tâche à la fois, gérez-la et passez à l'élément suivant de votre liste.
Étape 2. Créez un emploi du temps ou un emploi du temps pour vous-même
Heureusement, la plupart des tâches ne nécessitent pas de tout planifier à la minute près. Cependant, garder un calendrier de base des faits saillants et des tâches et événements les plus importants de votre journée peut vous aider à rester concentré.
- Fixez des limites de temps pour certaines activités. Certaines tâches ne nécessitent pas de limites de temps définies, mais d'autres doivent avoir des paramètres de temps pour augmenter votre productivité. Pensez aux tâches de votre journée qui ont tendance à prendre plus de temps que nécessaire et donnez-leur des limites de temps à l'avenir.
- Prévoyez du temps supplémentaire pour d'autres activités. Certaines tâches, comme vous l'avez appris par expérience, finissent généralement par prendre plus de temps que prévu, mais ce n'est pas nécessairement une mauvaise chose. Pour ce type d'activités, et pour les événements et réunions particulièrement importants, par exemple, prévoyez du temps supplémentaire avant et après.
Étape 3. Utilisez une application de minuterie, un chronomètre ou un réveil
Ceux-ci peuvent être des outils efficaces lorsqu'ils sont utilisés avec parcimonie. Certaines personnes aiment régler leurs alarmes 10, 15 ou 30 minutes à l'avance pour leur donner un avertissement préalable ou un temps tampon avant une activité. Vous pouvez également définir des alertes de rappel.
Étape 4. Évitez de reporter les activités
Demandez-vous si le report est absolument nécessaire ou si cette envie n'est qu'un exemple de procrastination. Si vous ressentez ce dernier, ne retardez pas la mise sous tension ! Cependant, dans les cas où le report de tout ou partie d'une activité est inévitable, assurez-vous de noter où vous vous êtes arrêté et reprogrammez avec des plans concrets. Alternativement, vous pourriez proposer un plan d'urgence. Par exemple, si vous devez annuler une réunion en personne, vous pouvez peut-être organiser une conférence téléphonique ou une conférence Web à la place.
Méthode 4 sur 4: Rester en bonne santé physique et mentale
Étape 1. Faites des pauses
Les temps d'arrêt mental sont importants pour notre productivité et sains pour l'esprit. Nous sommes parfois tellement absorbés par notre travail que nous ne nous arrêtons pas pour prendre des pauses bien méritées. Prendre des pauses nous donne le repos nécessaire qui améliore notre productivité, mais cela nous donne également l'occasion de prendre du recul et de nous demander si ce que nous avons fait est l'utilisation la plus efficace de notre temps.
Étape 2. Dormez mieux
Sans un bon sommeil, vous pourriez vous sentir groggy, fatigué ou léthargique le lendemain, ce qui peut nuire à votre emploi du temps et à votre efficacité au travail. Visez sept à huit heures de sommeil ininterrompu par nuit.
Étape 3. Ne vous comparez pas à vos collègues
La plupart des emplois de nos collègues sont différents des nôtres, et chacun a des méthodes d'organisation différentes qui fonctionnent pour lui. Une méthode qui a du sens et qui est efficace pour un collègue peut ne pas être la meilleure pour vous et vice versa.
Étape 4. Acceptez que l'organisation est un processus continu
Ne vous attendez pas à être parfait. L'organisation est continue et nécessite une attention continue. Vous ne serez pas organisé de manière optimale tous les jours, mais un peu d'organisation contribue grandement à augmenter votre efficacité.
