Un agenda vous permettra de vous souvenir plus facilement des rendez-vous importants, des tâches, des activités amusantes et des échéances. Cependant, il peut être très difficile de prendre l'habitude d'utiliser, de mettre à jour et d'apporter un agenda. Heureusement, il existe quelques astuces qui faciliteront l'intégration de votre agenda dans votre vie quotidienne de manière transparente et efficace.
Pas
Partie 1 sur 2: Avoir les bons matériaux
Étape 1. Réfléchissez à ce pour quoi vous utiliseriez un agenda
Il existe de nombreux types d'agenda, adaptés à différentes tâches et personnalités. Certains agendas sont des cahiers lignés très simples; d'autres agendas ont des sections différentes pour différents types de tâches. Prenez quelques instants pour réfléchir à la raison pour laquelle vous souhaitez utiliser un agenda et à quoi vous l'utiliseriez. Il est très important de considérer ces questions car vous serez plus susceptible d'utiliser votre agenda s'il devient votre seul outil de planification: garder plus d'un agenda à la fois sera déroutant et va à l'encontre de l'objectif. Demande toi:
- Aurai-je besoin d'une section pour les numéros de téléphone ?
- Vais-je l'utiliser principalement pour me souvenir des rendez-vous ?
- Est-ce que je veux un agenda qui dure plus d'un an ?
- Est-ce que je veux que mon agenda remplace un autre outil d'organisation (comme mes listes de tâches) ?
- Est-ce que je veux un bloc-notes simple et clair, ou un bloc-notes avec de nombreuses fonctionnalités et sections différentes ?
- Est-ce que je préfère avoir un agenda suffisamment petit pour tenir dans une poche ou suffisamment grand pour gérer les notes de mes réunions ?
- Est-ce que je veux un agenda qui offre plus d'espace pour les jours de semaine, ou ai-je besoin de mon agenda principalement pour les activités du week-end ?
Étape 2. Achetez un agenda qui répond à vos besoins
Les agendas peuvent être achetés dans divers magasins, tels que les magasins de fournitures de bureau, les papeteries, les magasins de calendriers et en ligne. Ils peuvent coûter de quelques dollars à plus de 50 $. Bien que l'esthétique de votre agenda soit importante, faites d'abord et avant tout attention à la disposition et aux sections de l'agenda. Assurez-vous que l'agenda que vous achetez est organisé d'une manière qui vous plaît et qui a du sens compte tenu de votre style de vie et de vos responsabilités.
Étape 3. Considérez l'esthétique de votre agenda
Même si la fonction est la chose la plus importante, vous aurez plus de chances de prendre l'habitude d'utiliser un agenda que vous trouvez attrayant et agréable à regarder. Certains agendas sont très simples, avec juste une couverture en cuir noir uni. D'autres sont brillants et fantaisistes, avec de nombreux motifs et des motifs élaborés. Toute esthétique est bonne tant qu'elle s'accorde avec le décorum professionnel de votre lieu de travail.
Faites attention à l'esthétique de l'intérieur du planificateur ainsi que de l'extérieur. Certaines personnes préfèrent les pages non lignées aux pages lignées, par exemple. Certaines personnes aiment la symétrie; d'autres pourraient aimer des mises en page plus dynamiques. Vous pouvez également préférer certaines polices à d'autres. Assurez-vous de trouver votre agenda agréable à regarder - à l'intérieur comme à l'extérieur - afin d'encourager davantage votre utilisation quotidienne
Étape 4. Munissez-vous d'une réserve de stylos et de crayons
Votre agenda ne vous sera d'aucune utilité si vous ne pouvez rien y écrire. Assurez-vous de garder beaucoup de crayons taillés et de stylos de travail dans les endroits où vous êtes le plus susceptible d'utiliser votre agenda. Ceux-ci inclus:
- Votre mallette ou sac de travail
- Votre bourse
- Votre bureau
- Votre bureau à la maison
- A proximité de vos téléphones fixes
- Si vous êtes quelqu'un qui perd constamment des stylos et des crayons, pensez à ranger un crayon d'urgence dans votre agenda lui-même. Certains agendas ont même un petit espace de stockage que vous pourriez utiliser pour un crayon de rechange.
Partie 2 sur 2: Utiliser efficacement votre agenda
Étape 1. Décidez d'utiliser un agenda tous les jours
Les personnes qui prennent un engagement solide sont plus susceptibles de pouvoir tenir ces engagements. Les habitudes sont très difficiles à changer, mais vous dire que vous êtes déterminé à faire une petite chose différemment vous aidera à développer une nouvelle habitude.
N'oubliez pas que de bonnes habitudes sont plus susceptibles de se former lorsque vous vous concentrez sur une seule à la fois, alors ne vous surchargez pas avec de nouvelles habitudes de gestion du temps. Pour l'instant, concentrez-vous uniquement sur la tenue de votre agenda
Étape 2. Parlez à un ami de votre souhait d'utiliser un agenda
Les gens sont plus susceptibles de s'en tenir à de nouvelles habitudes lorsque leurs communautés sont conscientes de leur résolution et peuvent les soutenir. Parlez à un ami ou à un collègue de votre nouvelle résolution. Peut-être que votre ami voudra aussi commencer cette nouvelle et utile habitude. Vous pouvez vous rappeler de le mettre à jour si nécessaire.
Étape 3. Rangez votre agenda au même endroit au travail et à la maison tous les jours
Utilisez votre agenda comme votre seul calendrier: si vous utilisez deux agendas simultanément, vous perdrez rapidement le fil de vos responsabilités. Cependant, cela peut être délicat car vous devrez entrer des éléments dans votre agenda au travail et à la maison. Pour vous assurer d'avoir toujours votre agenda avec vous, désignez un espace de rangement pour le travail et un espace de rangement pour la maison. Ne placez jamais votre agenda ailleurs: la cohérence est la clé pour développer cette habitude.
- Les bons endroits pour ranger votre agenda à la maison comprennent une table à côté de votre téléphone fixe, votre sac de travail ou votre porte-documents, ou à côté de votre téléphone portable et de vos clés de voiture.
- Les meilleurs endroits pour ranger votre agenda au travail incluent le dessus de votre bureau, le tiroir central de votre bureau, à côté de votre téléphone de travail ou dans votre porte-documents.
Étape 4. Écrivez des notes de rappel pour prendre l'habitude d'apporter votre agenda avec vous pour aller et revenir du travail
Lorsque vous vous habituerez à utiliser votre agenda, vous oublierez probablement de l'apporter avec vous au travail ou à la maison. Pour éviter que cela ne se produise, écrivez-vous des notes de rappel dans des endroits bien en vue au travail et à la maison. Des études montrent qu'un rappel post-it est l'un des moyens les plus efficaces d'encourager un comportement particulier. Utilisez cette méthode sur vous-même en laissant des post-it demandant « Vous êtes-vous souvenu de votre agenda ? » dans des endroits que vous êtes sûr de voir. Ceux-ci inclus:
- Ton ordinateur portable
- Au dessus de ton bureau
- À côté de votre téléphone
- A ta porte
- Sur ta table de cuisine
- Sur le miroir de la salle de bain
- Vous pouvez supprimer ces notes après avoir pris l'habitude d'apporter votre agenda avec vous au travail et à la maison.
Étape 5. Transférez les informations dans votre agenda
Lorsque vous achetez un agenda pour la première fois, vous devrez entrer de nombreuses informations. Vous aurez probablement des rendez-vous déjà programmés, des tâches de travail en cours et des informations aléatoires qui circulent. Prenez une heure ou deux pour regrouper toutes ces informations éparses dans votre agenda. Cela vous permettra de vous entraîner à saisir correctement les informations. Cela vous permettra également de planifier votre temps plus efficacement pour aller de l'avant. Les éléments à saisir dans votre agenda comprennent:
- Coordonnées importantes pour votre famille, vos amis, vos collègues et vos clients
- Réunions de travail
- Votre horaire de cours
- Dates limites pour les projets de travail ou d'école
- Changements de quart (si vous travaillez sans horaire cohérent)
- Rendez-vous médicaux et dentaires
- Les anniversaires de vos proches
- Événements spéciaux de travail
- Événements personnels spéciaux
- Dates clés pour vos loisirs ou activités parascolaires (par exemple les dates de votre répétition de pièce ou de votre cours de zumba)
Étape 6. Consultez votre agenda chaque matin
Avant de vous rendre au travail chaque matin, examinez votre agenda pour les rendez-vous, les réunions et les responsabilités à venir. Prenez une minute pour déterminer s'il y a des tâches que vous devez ajouter à votre emploi du temps ou des tâches que vous pourriez rayer ou reprogrammer. Utilisez ce temps pour planifier votre journée afin de pouvoir gérer votre temps judicieusement une fois arrivé au travail.
Étape 7. Consultez votre agenda chaque après-midi
Avant de quitter le travail pour la journée, consultez à nouveau votre agenda. Assurez-vous que vous avez accompli tout ce que vous avez prévu de faire pour la journée. Déterminez si de nouveaux éléments doivent être saisis dans votre agenda pour la semaine à venir. Mettez toujours à jour votre agenda avant de quitter le travail pour vous assurer que vous gardez une trace de vos responsabilités professionnelles.
Étape 8. Utilisez le renforcement positif pour rester motivé
Considérez votre agenda comme un élément positif de votre vie, et non comme un frein ou un ennui. Utilisez votre agenda comme moyen de vous récompenser pour l'accomplissement de tâches. Bientôt, vous aurez pour objectif de terminer des tâches simplement pour le plaisir de rayer un élément de votre liste de tâches. Afin de vous renforcer positivement, vous devez:
- Rayez toutes les réalisations et les rendez-vous au fur et à mesure que vous les terminez. Lorsque vous vous sentez faible, jetez un œil à tout ce que vous avez barré et soyez fier de tout ce que vous avez fait.
- Donnez-vous une récompense pour avoir accompli un certain nombre de tâches. Accordez-vous une petite gâterie tous les 5 articles que vous rayez de votre agenda. Par exemple, offrez-vous un café ou une courte promenade une fois que vous avez atteint votre objectif souhaité. Cela vous motivera à utiliser correctement votre agenda et à accomplir vos tâches.
- Faites quelque chose d'agréable lorsque vous consultez votre agenda. Essayez de ne pas considérer votre temps passé à consulter votre agenda comme une corvée. Au lieu de cela, considérez-le comme un outil de productivité clé. Afin d'associer votre agenda à des sentiments positifs plutôt qu'à des sentiments négatifs, faites quelque chose d'agréable chaque matin et après-midi lorsque vous regardez votre agenda. Buvez une tasse de café délicieux, prenez un chocolat ou écoutez votre chanson préférée. Votre cerveau associera bientôt votre agenda à des sentiments positifs.
- Offrez-vous une gâterie spéciale pour chaque semaine où vous utilisez correctement votre agenda. Pendant que vous en êtes encore aux premiers stades de la tenue de votre agenda, vous devrez peut-être vous donner une motivation supplémentaire pour apporter votre agenda avec vous et le mettre à jour chaque jour. Pour chaque semaine où vous n'oubliez pas d'apporter et de mettre à jour votre agenda, faites quelque chose de très agréable pour vous-même: achetez une glace, allez au cinéma ou prenez un verre avec des amis. Dans quelques semaines, vous aurez l'habitude de vous souvenir de votre agenda à tout moment.
- Écrivez des choses positives dans votre agenda ainsi que vos responsabilités les plus sérieuses. En utilisant votre agenda pour vous rappeler vos activités préférées (déjeuner avec un ami) ainsi que vos activités moins préférées (voir le dentiste), vous aurez plus de chances de vous en tenir à votre nouvelle habitude.
Étape 9. Continuez à mettre à jour votre agenda si nécessaire
Lors de vos enregistrements du matin et du soir, vous devez saisir toutes vos nouvelles listes de tâches, rendez-vous, réunions et échéances. Vous pouvez également mettre à jour votre agenda au fur et à mesure que de nouvelles tâches se présentent. Garder votre agenda à jour vous aidera à gérer votre temps plus efficacement et vous évitera de vous sentir trop débordé. En écrivant une tâche, vous n'avez plus besoin de la garder en tête, ce qui permet d'éviter ces terribles sentiments de lancinante et de doute.
Si vous vous retrouvez surchargé, déplacez certains éléments dans une catégorie « arriéré » distincte que vous pouvez parcourir à un rythme facile. Ne vous démotivez pas en fixant des tâches qui ne peuvent jamais être accomplies dans une journée de travail normale
Étape 10. Soyez patient
De nouvelles habitudes peuvent parfois prendre deux mois ou plus pour devenir complètement automatiques. Jusqu'à ce que l'habitude soit enracinée, vous pourriez connaître des moments d'oubli lorsque vous laissez votre agenda à la maison ou oubliez d'entrer un rendez-vous. Soyez patient et indulgent avec vous-même. N'oubliez pas que les habitudes prennent du temps à se former et que les erreurs occasionnelles n'affecteront pas votre capacité à prendre une nouvelle habitude.
Il peut être utile d'avoir un plan de secours en place pour les moments où vous avez oublié votre agenda à la maison. Par exemple, vous pouvez saisir de nouveaux rendez-vous professionnels sur des post-it et les apporter à la maison pour les saisir. Pour les événements et les échéances extrêmement importants, vous pouvez également utiliser un gestionnaire de tâches en ligne pour vous envoyer des rappels en temps opportun: ainsi, vous n'oublierez pas une date clé même si vous oubliez votre agenda
Des astuces
- Ne considérez pas votre agenda comme une corvée mais plutôt comme un avantage. Vous vous sentirez plus en contrôle de votre vie avec un agenda, et quelques minutes de temps vous feront gagner des heures à long terme.
- La clé pour développer une nouvelle habitude est la cohérence, associée à un renforcement positif. Tenez-vous en à une routine, concentrez-vous sur toutes les choses positives que l'agenda de jour apporte à votre vie et offrez-vous des récompenses si nécessaire pour maintenir votre motivation.
- Assurez-vous que l'agenda que vous achetez est celui qui convient à vos goûts et à votre emploi du temps. L'agenda que vous achetez doit contenir toutes les sections nécessaires pour organiser votre vie.
