Si quelqu'un vous déçoit ou si quelque chose de décevant vous arrive, il est tout à fait normal de se sentir bouleversé, frustré ou carrément en colère. Mais, souvent, la meilleure réponse est d'être calme et serein afin que vous puissiez exprimer vos préoccupations et votre déception de manière professionnelle. S'exprimer professionnellement n'est pas difficile à faire si vous gardez la tête froide et gardez votre sang-froid. Que vous choisissiez de communiquer votre frustration par e-mail, par lettre ou en personne, il s'agit d'utiliser le bon langage et de vous comporter correctement.
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Méthode 1 sur 3: Envoi d'un e-mail professionnel
Étape 1. Utilisez le courrier électronique pour exprimer votre déception face à un problème lié au travail
Si vous êtes déçu par un collègue ou un responsable, le courrier électronique est un excellent moyen d'exprimer votre déception, tout en conservant un enregistrement numérique en cas de problèmes futurs. Vous pouvez également envoyer un e-mail si une opportunité d'emploi potentielle vous est refusée.
- Un e-mail est également un bon moyen de communiquer votre déception à votre patron s'il a refusé une demande de vacances ou une idée que vous avez suggérée.
- Même si cela peut vous blesser, c'est toujours une bonne idée d'envoyer un e-mail de suivi après avoir été rejeté pour un emploi.
Étape 2. Écrivez une ligne d'objet courte et directe si vous rédigez un e-mail original
Soyez concis et indiquez clairement le sujet de l'e-mail dans la ligne d'objet. Évitez d'utiliser une longue phrase ou un langage grossier pour donner à votre e-mail une apparence plus professionnelle afin que le destinataire le prenne plus au sérieux. Choisissez un sujet qui ne dépasse pas 5 mots et saisissez-le dans la ligne d'objet de l'e-mail.
Par exemple, si vous écrivez un e-mail à un collègue au sujet d'une date limite non respectée, vous pouvez inclure une ligne d'objet qui ressemble à « Date limite de livraison manquée »
Noter:
Si vous répondez à un e-mail, tel qu'un e-mail vous informant qu'un emploi potentiel vous a été refusé, répondez à l'e-mail d'origine plutôt que d'en rédiger un nouveau afin d'avoir un enregistrement organisé de votre correspondance.
Étape 3. Commencez votre e-mail avec un message d'accueil professionnel pour donner le ton
Ouvrez votre e-mail avec une salutation formelle pour qu'il soit clair dès le début que votre e-mail est professionnel. Choisissez une salutation appropriée à votre relation avec la personne. Par exemple, si vous êtes sur une base de prénom avec un responsable nommé Matthew Smith, vous pouvez commencer votre e-mail comme « Cher Matt ».
- Si vous avez une relation très ouverte et décontractée avec le destinataire, vous pouvez lui dire quelque chose comme « Hey Matt ».
- Si vous écrivez un e-mail à quelqu'un que vous n'avez jamais rencontré, commencez par "À qui de droit".
- Pour les e-mails de groupe avec plusieurs destinataires auxquels vous souhaitez vous adresser, dites simplement « Tous ».
Étape 4. Ajoutez une courte plaisanterie pour que l'e-mail reste convivial
Après avoir salué le destinataire, faites de la première ligne de votre e-mail un court aparté ou un échange agréable qui montre que vous êtes amical mais professionnel. Soyez bref et ne dépassez pas 2 ou 3 lignes de bavardage avant d'arriver au cœur de votre e-mail.
- Essayez de commencer par quelque chose comme « J'espère que vous allez bien » ou « J'espère que cet e-mail vous trouvera bien ».
- Si votre relation est décontractée avec la personne, vous pouvez mentionner un détail personnel tel que: « J'espère que vous avez passé un bon moment au concert le week-end dernier ».
Étape 5. Indiquez clairement votre déception dans le corps de l'e-mail
Une fois que vous avez préparé le terrain pour votre e-mail avec une salutation et une courte plaisanterie, passez directement au travail d'exprimer votre déception. Dites-leur clairement ce que vous ressentez, mais gardez votre langage formel et évitez d'utiliser le sarcasme, les menaces ou le blasphème afin de paraître aussi professionnel que possible. Dressez la liste de toutes vos plaintes et gardez le corps de votre e-mail à 1 paragraphe si possible afin que l'e-mail se concentre sur le sujet en question.
- Par exemple, si un emploi potentiel vous a été refusé, vous pourriez dire quelque chose comme: « Je suis désolé d'apprendre que vous avez décidé de prendre une autre direction. J'attendais cette opportunité avec impatience, donc je suis déçu de la décision d'embaucher quelqu'un d'autre.
- Si vous écrivez à un collègue ou à un employé pour exprimer votre déception, vous pourriez lui dire quelque chose comme: « J'ai appris que certaines politiques et procédures n'ont pas été suivies correctement. Les politiques existent pour une raison, il est donc décevant d'apprendre qu'elles ont été ignorées.
Étape 6. Gardez votre langage et votre ton respectueux tout au long de l'e-mail
Utilisez un langage formel et respectueux pour exprimer clairement votre déception sans donner l'impression au destinataire que vous l'attaquez personnellement. Imaginez comment l'écriture serait perçue si elle était lue par quelqu'un d'autre ou si elle était rendue publique et concevez votre écriture pour qu'elle soit une représentation professionnelle de vous-même.
- Si vous envoyez un e-mail à un employé ou à un responsable, il est possible que votre e-mail soit partagé avec d'autres personnes, il est donc important que votre écriture soit respectueuse et professionnelle.
- Par exemple, au lieu de dire quelque chose comme « Je ne comprends pas quel est votre problème et pourquoi vous refusez de suivre la procédure », dites quelque chose comme: « Comme nous en avons déjà discuté, les procédures sont conçues pour garder tout le monde sur le même pied. page, ils devraient donc être suivis par tout le monde.
Étape 7. Concluez votre e-mail sur une note positive et un appel à l'action
Terminez votre e-mail en incluant des informations exploitables telles que la mise en place d'une réunion ou l'invitation du destinataire à venir vous voir s'il a des questions. Incluez également quelques notes positives. Mentionnez des choses dont vous êtes heureux ou félicitez la personne pour quelque chose qu'elle a bien fait pour qu'elle ait l'impression que vous ne la réprimandez pas seulement, mais que vous avez à cœur son meilleur intérêt.
- Par exemple, vous pourriez dire à votre interlocuteur: « Mais, je suis reconnaissant de l'opportunité d'avoir un entretien avec votre entreprise. S'il vous plaît, faites-moi savoir si quelque chose s'ouvre à l'avenir ! »
- Si vous écrivez à un employé ou à un collègue, essayez quelque chose comme: « Je sais que vous avez travaillé très dur là-dessus, je voulais juste attirer votre attention sur les problèmes que je rencontre afin que vous puissiez garder un œil sur pour tout problème potentiel futur.
Étape 8. Lisez l'e-mail à haute voix avant de l'envoyer pour entendre son son
Prenez un moment pour lire l'intégralité de votre e-mail à haute voix afin d'entendre le ton de votre écriture et de relire les éventuelles fautes d'orthographe ou de grammaire. Si vous trouvez des fautes de frappe, des fautes d'orthographe ou un langage maladroit, corrigez-le ! Si votre ton est trop doux ou trop dur, ajustez le langage pour qu'il soit professionnel mais ferme. Lorsque vous en êtes satisfait, envoyez-le à la personne à laquelle il est destiné.
- Vous pouvez également demander à un ami ou à un collègue de lire votre e-mail avant de l'envoyer pour vous assurer qu'il sonne bien.
- Les fautes d'orthographe ou les mots manquants peuvent vraiment nuire à l'impact de votre e-mail, alors prenez votre temps pour relire votre écriture.
Méthode 2 sur 3: Rédaction d'une lettre de plainte formelle
Étape 1. Envoyez une lettre à une entreprise ou si vous n'avez pas pu obtenir de réponse
Si vous êtes déçu par un produit ou le comportement d'une entreprise, rédiger une lettre formelle détaillant votre plainte est le moyen le plus professionnel de communiquer avec eux. Si vous n'avez pas pu entrer en contact avec quelqu'un par d'autres moyens, utilisez une lettre formelle en dernier recours pour exprimer votre déception et détailler vos problèmes.
Vous pouvez également utiliser une lettre comme dernière tentative pour prouver que vous avez essayé de contacter quelqu'un pour discuter de votre problème avec lui
Étape 2. Exprimez clairement votre problème dans la première phrase
Peu importe ce qui vous déçoit, dites-le clairement dès le départ en le mettant dans la toute première phrase de votre lettre. Soyez direct et concis et exposez votre problème ou votre plainte de manière claire et professionnelle pour donner le ton à toute votre lettre.
- Par exemple, si vous écrivez à une entreprise pour vous plaindre d'une politique qui vous affecte, vous pouvez commencer par « J'écris pour exprimer ma frustration et ma déception concernant la politique de retour de votre entreprise ».
- Si vous écrivez une lettre à quelqu'un que vous n'avez pas pu joindre, essayez de commencer par quelque chose comme « J'écris cette lettre concernant votre incapacité à répondre à mes questions sur mon dépôt de garantie après avoir été incapable de joindre vous par téléphone ou par e-mail.
Étape 3. Utilisez le corps de votre lettre pour ajouter des détails et des informations liés à votre problème
Une fois que vous avez exprimé votre déception et votre problème, utilisez le reste de votre lettre pour ajouter des détails et des informations spécifiques afin de développer votre lettre et d'expliquer votre frustration. Mentionnez toutes les mesures que vous avez prises pour résoudre votre problème ainsi que les efforts que vous avez déployés pour les contacter pour obtenir de l'aide.
Conseil:
Si vous avez essayé de les contacter ou s'ils ont promis de répondre à vos préoccupations, mentionnez les dates auxquelles vous avez essayé de les contacter ou s'ils se sont engagés à résoudre le problème.
Étape 4. Évitez le langage colérique, sarcastique ou menaçant dans votre lettre
Tout au long de votre lettre, gardez votre langage et votre ton formel et professionnel. N'utilisez jamais de blasphème ou de langage menaçant et évitez les sarcasmes afin que votre écriture paraisse aussi professionnelle que possible.
- Si jamais vous devez produire votre lettre pour une affaire judiciaire, vous voulez avoir l'air aussi professionnel que possible.
- Jurer ou utiliser un langage violent vous fera paraître agressif et non professionnel.
Étape 5. Incluez des copies de tous les documents pertinents à votre plainte
Si vous avez des photos, des contrats ou tout autre document qui étaye ou prouve vos réclamations, faites-en une copie et joignez-les à votre lettre. Assurez-vous de les référencer dans votre lettre pour ajouter encore plus de validité à toutes les réclamations que vous faites.
Par exemple, dans votre lettre, vous pourriez dire quelque chose comme: « J'ai joint des photos de ce à quoi ressemblait le produit fini, ce qui, comme vous pouvez le voir, est loin d'être satisfaisant
Étape 6. Ajoutez vos coordonnées après votre conclusion
Terminez votre lettre par un paragraphe qui résume vos principales préoccupations et les mesures que vous souhaitez prendre pour les résoudre. Si vous souhaitez que la personne ou l'entreprise vous contacte pour essayer de résoudre le problème ou en discuter davantage, assurez-vous d'inclure vos coordonnées en bas.
- Signez la lettre avec une fermeture formelle telle que « Sincèrement », « Sincèrement » ou « Respectueusement » suivi de votre nom.
- Donnez le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail que vous souhaitez qu'ils utilisent pour vous contacter.
Étape 7. Envoyez la lettre par courrier certifié afin qu'elle soit signée
Utilisez un courrier certifié ou une option de livraison de lettre qui oblige le destinataire à signer pour que vous ayez la preuve qu'il a été reçu. Conservez le reçu au cas où vous auriez besoin de prouver que vous leur avez écrit une lettre ou fournissez-le pour une affaire judiciaire.
Méthode 3 sur 3: Parler à quelqu'un de manière professionnelle
Étape 1. Parlez à quelqu'un directement si vous ne voulez pas que cela soit enregistré
Si vous préférez exprimer votre déception sans trace écrite ou sans craindre que votre conversation soit examinée plus tard, une conversation en face à face est la voie à suivre. De plus, une conversation directe avec quelqu'un vous permet d'évaluer ses réactions et ajoute une touche plus personnelle.
- Il peut aussi souvent être beaucoup plus rapide de simplement parler à quelqu'un qui vous déçoit.
- Parler à quelqu'un vous permet d'utiliser votre propre langage corporel et votre propre ton de voix pour vraiment exprimer votre frustration ou votre déception.
Étape 2. Demandez à la personne de vous rencontrer en privé pour discuter du problème
Parlez à la personne loin des autres afin de pouvoir vous exprimer librement sans la mettre potentiellement dans l'embarras. Planifiez une réunion ou demandez-leur de vous rencontrer quelque part comme une salle de conférence, un bureau ou même un café pour que ce soit plus professionnel.
- Appelez-les ou envoyez-leur un e-mail pour leur demander quelle heure et quel endroit leur convient le mieux.
- Si vous vous trouvez dans une situation où vous ne pouvez pas exprimer votre déception en privé, essayez de rester aussi professionnel que possible et gardez votre sang-froid sous contrôle.
Conseil:
Si vous avez besoin de leur parler immédiatement, dites-leur quelque chose comme: « Vous avez un petit moment ? J'ai besoin de te parler."
Étape 3. Commencez la conversation en les remerciant et en leur demandant comment ils vont
Avant de commencer à exprimer votre déception, prenez un moment pour remercier la personne d'avoir pris le temps de vous rencontrer et d'évaluer son humeur. Demandez-leur comment ils vont et s'ils sont prêts à discuter avec vous du problème. S'il semble en colère ou agité, essayez de le calmer ou attendez de lui parler plus tard. S'ils vous semblent corrects, allez-y et commencez à discuter de votre problème ou de votre problème.
- Partir du bon pied aidera la conversation à se dérouler de manière fluide et professionnelle.
- Par exemple, vous pourriez commencer par dire quelque chose comme « Merci beaucoup pour votre temps. Je ne prendrai pas trop de temps, j'ai juste vraiment besoin de discuter de quelque chose avec vous.
Étape 4. Énoncez votre plainte clairement et directement
Dites à la personne pourquoi vous êtes déçu en utilisant un langage spécifique et sans émotion. Soyez direct et objectif et énumérez toutes les raisons pour lesquelles vous n'êtes pas satisfait, mais évitez de les réprimander avec une liste d'actes répréhensibles. Utilisez un langage calme et professionnel pour exprimer vos sentiments et évitez d'élever la voix ou d'utiliser des blasphèmes.
- Crier et jurer ne fera que vous faire paraître agressif et non professionnel.
- Par exemple, dites-leur ce que vous ressentez sans devenir trop émotif. Vous pourriez dire quelque chose comme: « Quand vous faites quelque chose comme ça, j'ai vraiment l'impression que vous ne vous souciez pas de la façon dont cela m'affecte, et pour être honnête, c'est blessant et décevant.
Étape 5. Demandez-leur s'ils ont des questions avant de mettre fin à votre réunion
Une fois que vous avez exprimé votre déception et expliqué votre raisonnement, donnez à la personne la chance de parler. Demandez-leur s'ils ont des questions à vous poser ou s'ils ne sont pas clairs sur ce que vous leur avez dit afin qu'il n'y ait aucune confusion. Ensuite, remerciez-les à nouveau de vous avoir rencontré avant de mettre fin à la conversation.
Si possible, proposez des solutions ou des améliorations pour l'avenir
Des astuces
- Ne tapez jamais un e-mail, n'écrivez pas de lettre ou n'ayez aucune conversation pendant que vous êtes en colère. Prenez quelques respirations pour vous calmer avant de commencer afin d'avoir l'esprit clair.
- Évitez d'avoir une conversation avec quelqu'un devant d'autres personnes. Attendez qu'ils soient disponibles pour parler et rencontrez-les en privé.
