Les absences au travail causées par la grippe saisonnière coûtent aux entreprises des millions de dollars chaque année. Pour cette raison, vous voudrez peut-être exiger que tous les employés se fassent vacciner contre la grippe. Cependant, en dehors du secteur des soins de santé, peu d'entreprises le font. Afin d'obliger légalement vos employés à se faire vacciner, vous devez rechercher la loi de votre état. Vous devez également être prêt à accorder aux gens une exemption (appelée « accommodation ») pour des raisons religieuses ou médicales. En raison de la complexité juridique liée à l'exigence de vaccins contre la grippe, nous vous encourageons à adopter un programme volontaire.
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Partie 1 sur 3: Vérification de la légalité d'exiger des vaccins contre la grippe
Étape 1. Identifiez si vos employés sont « à volonté
« Dans tous les États sauf le Montana, les employés sont « à volonté » à moins que vous n'ayez modifié la relation. Vous pouvez licencier des employés « à volonté » pour n'importe quelle raison légale, à tout moment. Cependant, vous avez peut-être modifié le statut « à volonté » des manières suivantes:
- Vos employés sont syndiqués et vous avez conclu une convention collective. Dans cette situation, les termes de l'accord de négociation détermineront si vous pouvez exiger des vaccins contre la grippe.
- Vous avez signé un contrat de travail avec un salarié. Ce contrat stipule probablement que l'employé ne peut être licencié que « pour un motif valable ». De plus, le contrat aurait dû définir la « cause ».
- Vous avez créé un contrat implicite avec des employés sur la base de promesses que vous avez faites dans une lettre d'offre d'emploi, un manuel de l'employé ou en personne. Bien que rare, vous pouvez parfois créer un contrat accidentellement sur la base de promesses que vous faites.
Étape 2. Vérifiez votre état ou la loi locale
La loi fédérale n'interdit généralement pas les vaccins contre la grippe. Cependant, votre loi nationale ou locale peut le faire. Dans certains États, le personnel hospitalier doit se faire vacciner contre la grippe, donc si vous avez une entreprise dans ce domaine, vous devez également connaître cette information.
- Vous pouvez visiter le site Web des Centers for Disease Control, qui recueille des informations sur les exigences de vaccination de l'État pour les employés des hôpitaux et des soins ambulatoires.
- Vous pouvez également faire une recherche générale sur Internet. Cependant, il se peut qu'il n'y ait pas beaucoup d'informations disponibles. Tapez « votre état » ou « votre ville » et « vaccin obligatoire contre la grippe ».
Étape 3. Identifier les exemptions créées par la loi anti-discrimination
Les lois anti-discrimination limitent votre capacité à licencier des employés « à volonté ». Par exemple, vous ne pouvez pas licencier ou rétrograder quelqu'un sur la base d'une caractéristique protégée, telle que la race, l'origine ethnique ou le sexe. En ce qui concerne les vaccins contre la grippe, certaines personnes pourraient demander une exemption sur la base des éléments suivants:
- Religion. Certaines religions interdisent la vaccination. Si vous souhaitez exiger que les employés se fassent vacciner contre la grippe, vous devez alors fournir une exemption pour des raisons religieuses. Si vous ne le faites pas, vous pourriez être poursuivi pour discrimination en matière d'emploi.
- Médical/handicap. Certaines personnes ne devraient pas se faire vacciner contre la grippe, car elles peuvent être allergiques aux œufs, qui sont utilisés dans certains vaccins. En conséquence, vous devez prévoir des exemptions pour invalidité. Cependant, vous devez réaliser que les plans ont maintenant été créés sans œuf.
Étape 4. Rencontrez un avocat
Seul un avocat qualifié peut vous fournir des informations précises sur les lois qui limitent votre capacité à exiger que les employés se fassent vacciner contre la grippe. Si votre entreprise n'a pas encore d'avocat, vous devriez obtenir une recommandation.
- Vous pouvez demander à une autre entreprise si elle recommanderait son avocat, ou vous pouvez contacter votre barreau d'État et demander une référence.
- Appelez l'avocat et planifiez une consultation. Demandez à l'avance combien il facture.
- Étant donné qu'il s'agit d'un domaine du droit instable, l'avocat devra peut-être effectuer des recherches juridiques approfondies et vous contacter ultérieurement.
Partie 2 sur 3: Licenciement d'employés qui refusent
Étape 1. Adoptez une exigence de vaccination contre la grippe
N'oubliez pas que vous devez adopter le programme légalement. Par exemple, si vos employés sont syndiqués, vous devriez faire du vaccin contre la grippe une partie de votre prochaine convention collective. Dans le passé, certains employés ont réussi à vaincre une exigence de vaccination contre la grippe lorsqu'elle a été imposée en dehors de la négociation collective. Discutez avec votre avocat pour savoir si vous pouvez adopter une politique en dehors de la négociation collective, car ce n'est pas un domaine clair du droit.
De plus, si vous avez un contrat de travail avec un employé, incluez une exigence de vaccination contre la grippe dans le nouveau contrat. Par exemple, vous pourriez définir le « motif valable » pour le licenciement comme le refus de se faire vacciner contre la grippe
Étape 2. Informez les employés de l'exigence
Vous pouvez informer les employés qu'ils doivent se faire vacciner contre la grippe par lettre, par courriel ou les deux. Donnez aux employés une date limite et dites-leur de quel type de vérification vous aurez besoin, comme un formulaire rempli par un médecin ou une infirmière.
- Certains employeurs ont créé des pages Web expliquant à leurs employés pourquoi ils doivent se faire vacciner contre la grippe. L'hôpital Johns Hopkins, par exemple, a un site Web dans lequel il explique qu'il a adopté une politique obligatoire parce que les politiques volontaires étaient inefficaces. Il identifie également les employés qui doivent se faire vacciner contre la grippe.
- La page Web de Johns Hopkins indique également clairement aux employés ce qui se passera s'ils refusent de se faire vacciner contre la grippe et n'obtiennent pas d'exemption: ils seront mis en congé administratif pendant une semaine, puis considérés comme ayant volontairement démissionné.
Étape 3. Créez un processus pour les exemptions
Pour se conformer aux lois anti-discrimination, vous devrez donner aux employés la possibilité de demander une exemption (appelée « accommodement ») pour des raisons religieuses ou médicales. Vous devez créer un formulaire que les employés doivent remplir en indiquant leur nom et la raison de l'accommodement. Dites aux employés où ils peuvent obtenir le formulaire et où ils doivent le soumettre. Exigez qu'ils soumettent le formulaire quelques semaines avant la date limite de prise de vue afin que vous puissiez l'examiner.
N'oubliez pas que la loi de votre état peut également exiger que vous accommodiez des raisons philosophiques, qui pourraient être quelque chose comme ne pas vouloir violer leur intégrité corporelle. Assurez-vous de considérer tout accommodement requis par la loi de l'État ainsi que par la loi fédérale
Étape 4. Exiger des documents justificatifs
Vous n'êtes pas obligé d'accepter l'affirmation d'un employé selon laquelle sa religion interdit les vaccins. Au lieu de cela, vous pouvez demander à l'employé de vous fournir une lettre signée d'un chef religieux.
De même, si votre employé réclame une dispense médicale, demandez alors à un médecin de signer un formulaire de dispense
Étape 5. Analysez la demande d'exemption
Une personne faisant valoir une objection religieuse ou médicale n'a pas automatiquement droit à l'exemption. Au lieu de cela, la loi exige que vous, en tant qu'employeur, équilibrez les droits de l'employé et le fardeau de votre entreprise. Si l'octroi de l'accommodement causerait à votre entreprise des « difficultés excessives », alors vous n'avez pas besoin de l'accorder. Avant de refuser aux employés les exemptions médicales demandées, considérez que les contraindre à une procédure médicale comportant des risques pourrait entraîner leur blessure ou leur maladie.
- La « contrainte excessive » n'est pas une norme difficile à respecter. Essentiellement, si l'octroi d'un logement causerait plus que des dommages financiers minimes, vous n'êtes pas obligé d'accorder le logement.
- Cependant, vous devez vous assurer de donner à chaque demande un examen individualisé. Considérez toutes les solutions de contournement potentielles. Par exemple, vous pourriez demander à un employé de porter un masque chirurgical pendant la saison de la grippe. Cela pourrait être un moyen gratuit de garder l'employé.
Étape 6. Réaffectez les employés au lieu de les licencier
Vous pouvez éviter certains des problèmes juridiques difficiles si vous réaffectez un employé qui s'oppose à un vaccin contre la grippe au lieu de le licencier. Cela peut ne pas toujours être possible, selon le travail de la personne et les besoins de votre entreprise.
Dans certaines situations, cependant, vous pouvez réaffecter une personne hors du contact client. Par exemple, un membre du personnel d'une maison de soins infirmiers pourrait nettoyer les chambres des résidents. Cependant, vous pourriez le réaffecter à travailler dans un back-office
Étape 7. Documentez toute résiliation
Après avoir adopté votre politique, un employé peut refuser de s'y conformer. Vous avez peut-être rejeté leur demande d'exemption parce que toute solution de contournement aurait causé à votre entreprise une contrainte excessive. Dans cette situation, vous avez la possibilité de licencier l'employé.
- Vous devez suivre vos procédures commerciales de résiliation, comme indiqué dans vos politiques commerciales actuelles. N'oubliez pas de tout documenter, en particulier la raison de votre refus d'hébergement.
- Voir Prévenir les poursuites en cas de licenciement abusif pour plus d'informations sur la façon de licencier un employé légalement.
Partie 3 sur 3: Démarrer un programme de volontariat
Étape 1. Téléchargez la boîte à outils
Votre meilleur pari est d'encourager les employés à se faire vacciner contre la grippe sans en avoir besoin. Les Centers for Disease Control ont une boîte à outils que vous pouvez télécharger sur Internet. Cette boîte à outils fournit des informations et des ressources utiles pour démarrer un programme volontaire de vaccination contre la grippe dans votre entreprise.
Étape 2. Planifiez une clinique antigrippale sur place
Vous pouvez encourager les employés à se faire vacciner en leur offrant gratuitement ou à moindre coût. Si vous avez une clinique de santé sur place, vous pouvez y offrir des vaccins contre la grippe. Cependant, si vous ne le faites pas, vous pouvez alors contracter avec une pharmacie ou un vaccin pour venir sur votre lieu de travail.
- Vous pouvez rechercher des sociétés qui s'occupent de la planification et de la prestation de cliniques sur place. Certaines de ces entreprises ont des réseaux de plus de 6 000 professionnels de la santé dans tout le pays avec lesquels elles travaillent. Recherchez en ligne « clinique antigrippale sur place » et contactez-les pour leur demander leurs tarifs.
- Si vous ne souhaitez pas offrir de clinique sur place, vous pouvez créer des bons de vaccination contre la grippe, qui pourraient être échangés dans de nombreuses chaînes de pharmacies différentes, telles que Rite Aid, CVS et Walgreens. Certaines des entreprises qui coordonnent les cliniques sur place gèrent également des programmes de bons que vous pouvez utiliser.
Étape 3. Imprimez des dépliants
La boîte à outils contient des dépliants que vous pouvez imprimer et afficher sur votre lieu de travail. Ils sont disponibles gratuitement. Alternativement, vous pouvez télécharger un dépliant et l'envoyer en pièce jointe à un e-mail à l'échelle de l'entreprise.
Étape 4. Parlez aux gestionnaires des employés
Vous pouvez encourager la participation si les employés peuvent se faire vacciner contre la grippe sans avoir à utiliser leur temps personnel. Parlez aux responsables de votre entreprise et amenez-les à accepter que leurs employés puissent se faire vacciner pendant les heures de travail.
En accordant des congés aux employés, vous perdrez de la rentabilité. Cependant, vous devriez plus que compenser avec une diminution de l'absentéisme des employés
Étape 5. Organisez un concours
Vous pouvez également encourager la participation en organisant un concours. Par exemple, vous pourriez offrir un prix au département qui a le taux de participation le plus élevé.
Offrez au département gagnant un déjeuner pizza ou un afterwork en guise de récompense
Étape 6. Encouragez les employés à se faire vacciner eux-mêmes contre la grippe
S'il n'est pas possible d'héberger un vaccinateur sur votre lieu de travail, vous pouvez toujours encourager vos employés à se faire vacciner eux-mêmes contre la grippe. Vous pouvez encourager une plus grande participation si vous utilisez les éléments suivants:
- Donnez aux employés une ou deux heures de congé pour aller se faire vacciner contre la grippe quelque part en dehors du chantier. Ils pourraient se rendre dans une clinique ou un hôpital à proximité.
- Fournissez aux employés des documents écrits expliquant les avantages de se faire vacciner contre la grippe pour votre employé et sa famille. Vous pouvez imprimer du matériel à partir de la boîte à outils.
- Affichez des affiches dans les salles de pause et les zones à fort trafic. Plus une personne voit des informations, plus elle a de chances de s'en souvenir.
