Les fichiers personnels peuvent facilement et rapidement devenir désorganisés. Plus vos fichiers sont désorganisés, plus il sera difficile de les retrouver à l'avenir. Pour faciliter la recherche et le classement de vos fichiers personnels, vous voudrez prendre le temps de les organiser correctement. Le système exact que vous utiliserez dépendra de vous. Cependant, il existe certaines méthodes de base d'organisation des fichiers personnels que vous pouvez utiliser pour vous aider à mettre de l'ordre dans vos fichiers.
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Partie 1 sur 4: Utilisation des méthodes d'organisation de base
Étape 1. Restez simple
Le but de créer un système de classement est de vous faciliter la tâche. Vous voudrez éviter de rendre votre système trop compliqué ou déroutant. Garder votre système aussi simple que possible vous aidera à facilement classer ou récupérer tous les documents avec lesquels vous pourriez avoir besoin de travailler.
- Ne classez que ce dont vous avez besoin. En stocker trop peut rendre votre système maladroit et difficile à utiliser.
- Évitez la complexité inutile dans votre système de fichiers.
- Jetez les fichiers dont vous êtes sûr de ne plus avoir besoin.
Étape 2. Utilisez la bonne quantité de profondeur dans votre système
Il peut être tentant de créer de nombreuses catégories et sous-catégories différentes pour vos fichiers. Cependant, c'est une bonne idée de ne créer que des catégories de niveau général et de n'en utiliser que ce dont vous avez absolument besoin. La création d'un trop grand nombre de catégories peut entraîner un système de classement maladroit et inefficace. Assurez-vous de créer la bonne quantité de profondeur organisationnelle dans votre système pour qu'il continue de fonctionner correctement.
- Évitez de créer des sous-catégories trop détaillées pour votre système. Par exemple, « Recettes, nourriture, pain » serait beaucoup trop détaillé pour être utile.
- Le simple fait d'avoir une catégorie pour les reçus mensuels ou hebdomadaires pourrait être plus approprié pour votre système de classement.
- Avoir une section pour les clients, puis les ranger par ordre alphabétique est un exemple d'un niveau de profondeur efficace.
Étape 3. Rendez vos fichiers faciles à trouver
Votre système de classement bénéficiera grandement des repères visuels évidents qui vous permettront de savoir exactement où quelque chose est stocké. Rendre les sections de votre système de fichiers évidentes vous aidera à localiser rapidement un élément ou à en classer un. Gardez certains de ces conseils à l'esprit lorsque vous faites ressortir vos fichiers:
- Utilisez des dossiers colorés pour indiquer certaines catégories ou sections.
- Essayez de garder une liste pratique des couleurs et des catégories que vous leur avez attribuées.
- Utilisez une étiqueteuse pour étiqueter clairement vos fichiers.
- Gardez une trace de la coupe de vos dossiers. Essayez d'utiliser un seul dossier coupé pour chaque catégorie ou section.
Étape 4. Réfléchissez aux types de conteneurs de fichiers dont vous aurez besoin
Avant de pouvoir organiser vos fichiers, vous devez trouver quelque chose pour les mettre. Le type exact de conteneurs de fichiers que vous utilisez dépendra de la quantité de fichiers que vous devez stocker, de leur importance, des dimensions des documents et de la fréquence à laquelle vous devez y accéder. Jetez un œil à certains de ces conseils pour avoir une idée des conteneurs de fichiers qui pourraient vous convenir:
- Si vous devez stocker des documents très importants, pensez à acheter un conteneur de stockage ignifuge.
- Trouver le sceau Underwriters' Laboratory sur un conteneur peut indiquer que le conteneur protégera vos fichiers pendant environ une heure dans un incendie avec des températures de 1700 degrés Fahrenheit.
- Pour les dossiers réguliers, vous voudrez peut-être acheter un classeur de base. Pour les fichiers sensibles ou confidentiels, pensez à acheter un classeur plus sécurisé ou un coffre-fort.
- Vous voudrez vous assurer que votre conteneur de classement a suffisamment d'espace pour contenir tous vos fichiers.
- Si vous avez des documents de taille inhabituelle, vérifiez qu'ils pourront tenir dans votre conteneur de stockage. Par exemple, les documents de format légal peuvent affecter la taille du dossier nécessaire ainsi que les dimensions de stockage.
Partie 2 sur 4: Organisation de vos documents
Étape 1. Rassemblez tous vos documents
Avant de commencer à organiser vos documents, vous devez vous assurer d'avoir tous vos documents sous les yeux. Ne vous inquiétez pas pour l'instant de la façon dont vos fichiers sont organisés ou organisés. Pour l'instant, rassemblez tous les documents que vous pensez devoir être stockés et préparez-vous à les trier.
- Sortez les anciens documents que vous avez déjà triés. Vous voudrez peut-être les réorganiser pour les adapter au nouveau système que vous créez.
- Assurez-vous que tous vos documents récents sont collectés et prêts à être triés.
Étape 2. Triez vos fichiers en éléments actifs et archivés
Lorsque vous organisez vos fichiers, il peut être utile de les diviser en deux catégories principales: les fichiers actifs avec lesquels vous devez travailler et les fichiers d'archives que vous devez stocker. Cela vous aidera à accéder plus souvent aux fichiers que vous utilisez et à ranger soigneusement les fichiers auxquels vous n'aurez pas besoin d'un accès immédiat.
- Les fichiers actifs sont des documents que vous devez toujours adresser, référencer ou accéder souvent.
- Les fichiers d'archives sont des documents dont vous n'aurez pas besoin dans un avenir proche, mais que vous devez quand même sauvegarder.
Étape 3. Créez et étiquetez les bonnes catégories pour votre système
Une fois que vous avez rassemblé vos fichiers au même endroit, vous pouvez en faire un inventaire rapide. Pendant que vous examinez vos fichiers, notez les catégories générales auxquelles ils peuvent correspondre. Notez ces catégories pour créer le système organisationnel de base que vous utiliserez pour vos fichiers. Jetez un œil à certaines de ces catégories courantes pour avoir une idée de celles que vous pourriez utiliser:
- Documents légaux avec des sous-catégories telles que les certificats de naissance, les certificats de décès ou les documents de mariage.
- Documents financiers qui couvrent vos anciens résumés financiers, informations de carte de crédit, rapports de crédit ou résumés financiers annuels.
- Registres de propriété.
- Documents personnels tels que diplômes, dossiers d'emploi, dossiers de santé et polices d'assurance.
Étape 4. Rangez les documents de stockage à long terme
Mettez les documents que vous avez étiquetés comme fichiers d'archives dans votre conteneur de stockage à long terme. Ces fichiers ne seront pas consultés souvent, alors assurez-vous qu'ils sont placés dans leurs catégories appropriées dans le système de classement pour une récupération ultérieure. Les fichiers d'archives constitueront probablement la majorité de vos documents classés et organisés.
- Le stockage à long terme peut être divisé en deux autres catégories: les fichiers permanents et les fichiers « morts ».
- Les dossiers permanents peuvent inclure des documents pédagogiques, des documents d'emploi ou d'autres documents importants auxquels vous pouvez toujours avoir besoin d'accéder.
- Les fichiers « morts » sont des documents auxquels vous n'aurez peut-être pas besoin d'accéder à nouveau. Les anciens dossiers fiscaux peuvent entrer dans cette catégorie. N'oubliez pas, cependant, que les déclarations de revenus doivent être conservées pendant sept ans.
Étape 5. Mettez vos documents actuels dans votre section de document active
Les documents que vous utiliserez souvent ou que vous devrez encore réviser devront être placés dans votre section de documents actifs. Cette section de votre système de classement vous permettra d'accéder rapidement aux documents qui ne sont pas tout à fait prêts à être archivés. Voici les quatre catégories de documents actifs les plus courantes que vous pourriez envisager d'utiliser:
- Des documents qui nécessitent encore votre attention.
- Documents que vous devez encore lire ou réviser.
- Factures que vous devez encore payer.
- Des documents prêts à être transférés dans un stockage à long terme.
Partie 3 sur 4: Organisation des fichiers électroniques
Étape 1. Commencez par des catégories générales, puis devenez plus précis
Tout comme avec vos fichiers physiques, vous voudrez commencer par les catégories les plus larges dans lesquelles vos fichiers s'intègrent. Par exemple, si vous êtes un entrepreneur indépendant, vous voudrez peut-être organiser vos dossiers par employeur. C'est-à-dire, créez un dossier pour chacun d'eux. Ensuite, vous devez diviser vos fichiers au sein de chaque grande catégorie en plus petits. Cela signifie que vos dossiers d'employeur peuvent être divisés en différents dossiers contenant des informations sur chaque projet avec cet employeur.
- Envisagez de rester cohérent au sein de chaque grande catégorie. Cela rendra vos fichiers plus faciles à trouver. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que le sous-dossier de chaque projet contienne des fichiers tels que « documents de projet », « facturation » et « communications ».
- Vous pouvez également organiser les dossiers globalement par année si cela semble plus facile ou plus pertinent pour vos fichiers.
Étape 2. Numérisez ou téléchargez les fichiers que vous n'avez pas encore par voie électronique
Il peut être avantageux d'avoir tous vos fichiers sauvegardés électroniquement en un seul endroit. Malgré le temps requis, vous devriez essayer de numériser autant de vos documents physiques que possible afin qu'ils puissent être enregistrés et sauvegardés électroniquement. De plus, assurez-vous de télécharger tous les fichiers détenus en ligne à d'autres endroits, juste au cas où le site Web d'hébergement deviendrait inaccessible lorsque vous aurez à nouveau besoin des fichiers. Organisez ces fichiers comme vous le feriez pour n'importe quel autre.
Étape 3. Donnez à vos fichiers des noms spécifiques
Les noms de fichiers doivent être facilement compréhensibles et uniques. C'est-à-dire que vous devriez pouvoir consulter vos noms de fichiers et savoir immédiatement ce qu'ils contiennent. Essayez d'inclure une date, un signifiant des dossiers qui contiendront le fichier et un descripteur individuel. Par exemple, un fichier de facturation créé en juin 2016 pour votre client X Corp pourrait s'appeler "0616_XCorp_Invoice_2". Cela vous permettra de savoir exactement ce que contient le fichier sans prendre le temps de l'ouvrir.
Quel que soit le système que vous utilisez pour nommer vos fichiers, assurez-vous simplement de le faire de manière cohérente. Une fois que vous avez choisi un système, respectez-le; il sera difficile de revenir en arrière et de renommer tous vos fichiers plus tard
Étape 4. Sauvegardez vos fichiers régulièrement
Le principal danger de la conservation des fichiers électroniques est que vos informations sont susceptibles d'être perdues en cas de panne informatique. Préparez-vous à cela en sauvegardant régulièrement vos fichiers sur un service de sauvegarde en ligne, des CD ou un disque dur externe. Assurez-vous d'étiqueter ces périphériques de stockage aussi clairement que vous avez étiqueté vos fichiers. Si vous avez un lecteur externe ou des CD, pensez à les conserver dans un endroit sûr, loin de votre résidence principale pour éviter une perte totale en cas d'incendie ou de catastrophe naturelle.
Partie 4 sur 4: Maintenir votre système de classement
Étape 1. Suivez l'évolution de votre système
Après avoir créé votre système de remplissage, vous voudrez continuer à l'utiliser comme vous l'aviez prévu. Prendre trop de retard, ignorer les éléments qui doivent être classés ou les classer de manière incorrecte peut annuler le travail acharné que vous avez fourni. Assurez-vous de suivre votre système de classement pour qu'il continue de fonctionner pour vous.
- La recherche occasionnelle de fichiers déplacés peut aider à maintenir votre système en ordre.
- Ne négligez pas le classement de vos documents actifs dans votre stockage de documents d'archives.
Étape 2. Supprimez les anciens fichiers
Certains fichiers sont nécessaires pour stocker pendant une longue période de temps. Cependant, votre système de classement sera de taille limitée et vous obligera à supprimer régulièrement les fichiers dont vous n'avez plus besoin. Un désherbage régulier de votre système de fichiers aidera à maintenir ce système en ordre et à fonctionner correctement.
- De nombreux anciens documents financiers devront être conservés pendant des années.
- Les anciens budgets, états financiers ou politiques annuelles peuvent n'avoir besoin d'être conservés que pendant un an.
- La suppression des anciens fichiers créera de l'espace pour les documents entrants.
- Se débarrasser des fichiers qui ne sont pas nécessaires facilitera la recherche des documents dont vous avez besoin.
- Il en va de même pour les fichiers électroniques. Supprimez tous les documents en double, obsolètes ou inutiles des projets précédents.
Étape 3. Archivez les anciens fichiers électroniques
Les anciens fichiers qui sont toujours pertinents ou auxquels il est possible de se référer un jour peuvent être archivés. Cela signifie les stocker loin de votre système de classement standard, mais en les gardant organisés et accessibles. Envisagez de créer une catégorie large supplémentaire pour les fichiers archivés. Déplacez les fichiers inutilisés vers ce dossier avec leur formatage de sous-dossier intact. Si vous souhaitez garder les fichiers archivés à l'écart sur votre écran de fichiers, essayez de placer un "z" devant le nom du fichier afin qu'il aille au bas de votre ordre alphabétique de fichiers. Par exemple, vous pouvez l'appeler "z_archive" ou quelque chose de similaire.
Étape 4. Rationalisez votre système de classement
Mettre vos fichiers en ordre et les conserver ainsi peut être utile pour votre organisation personnelle. Cependant, il y aura toujours place à l'amélioration de votre système de classement. Pendant que vous continuez à travailler avec votre système de classement, gardez un œil sur les améliorations que vous pouvez apporter pour le rendre encore plus efficace.
- Vous voudrez peut-être vous débarrasser des catégories que vous ne semblez pas utiliser.
- Les catégories qui semblent trop utilisées peuvent devoir être divisées en catégories plus petites.
