Pour devenir un fournisseur d'assurance-maladie dans l'État de Californie, vous devez remplir une demande en ligne sur le site Web du ministère américain de la Santé et des Services sociaux. Le processus de demande en ligne est connu sous le nom de système d'inscription, de chaîne et de propriété des fournisseurs (PECOS) et est actuellement le seul moyen de postuler pour devenir un fournisseur d'assurance-maladie aux États-Unis. Votre demande d'inscription est ensuite examinée et traitée par un entrepreneur administratif de l'assurance-maladie de Californie (MAC), qui vous informera de votre statut officiel en tant que fournisseur d'assurance-maladie, généralement dans les 60 jours suivant la soumission de la demande. Le processus prend du temps, mais les soins que vous prodiguez aux patients bénéficiaires de Medicare sont essentiels pour faire de la Californie et de ses résidents des citoyens sains, heureux et productifs.
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Méthode 1 sur 3: Détermination de votre admissibilité en tant que fournisseur d'assurance-maladie
Étape 1. Apprenez les types de Medicare
Tout fournisseur de soins ou de fournitures médicales, médecin ou non-médecin, qui offre des services ou des biens nécessaires à la santé physique et mentale de ceux qui bénéficient d'une couverture Medicare est éligible pour postuler en tant que fournisseur. Selon le type de biens ou de services que vous offrez, le processus de demande comprend un certain nombre d'étapes pour garantir l'admissibilité. Il est important d'examiner les différents types de couverture Medicare et la manière dont votre clinique, cabinet, hôpital, soins à domicile ou fournisseur d'équipement médical s'intègre dans chaque partie.
- La partie A, ou Medicare hospitalier, comprend les traitements hospitaliers, les établissements de soins de longue durée, les soins à domicile et les hospices.
- La partie B, ou traitement médical, Medicare, couvre les services médicaux, les soins préventifs, l'équipement médical, toutes les procédures ambulatoires, les tests de laboratoire, les radiographies, les services de santé mentale cliniques et ambulatoires et d'autres traitements similaires.
- La partie C est la couverture Medicare offerte par les assureurs privés. Les personnes éligibles à Medicare peuvent opter pour le plan Part C et payer des frais de couverture supplémentaires, si elles souhaitent étendre les services et les fournisseurs inclus dans leurs plans de traitement.
- La partie D couvre les médicaments sur ordonnance.
Étape 2. Remplissez des documents supplémentaires pour les soins spécialisés ou les fournisseurs
Les fournisseurs de prothèses/orthèses et fournitures d'équipement médical durable (DMEPOS) et les fournisseurs de soins à domicile et de soins palliatifs sont tenus de fournir des informations supplémentaires ou de postuler auprès d'agences différentes des autres zones de couverture de Medicare. Avant de soumettre votre candidature, assurez-vous de ne proposer aucun des services pouvant être inclus dans ces deux domaines.
- Les fournisseurs de DMEPOS devront remplir des critères supplémentaires pour être pris en compte conformément aux Clinical Laboratory Improvement Amendments (CLIA) afin de pouvoir facturer Medicare pour les produits fournis.
- Les fournisseurs de soins à domicile et de soins palliatifs devront remplir des formulaires et des documents supplémentaires pour les véhicules et autres articles. Ceux-ci seront ajoutés à l'application PECOS, lorsque vous vous identifierez en tant que fournisseur de soins à domicile ou de soins palliatifs.
- De plus, les fournisseurs de soins à domicile et de soins palliatifs recevront l'approbation des fournisseurs de Medicare via un ensemble de MAC différent de ceux qui couvrent les autres parties de Medicare.
Étape 3. Établissez votre éligibilité en tant que fournisseur d'assurance-maladie
Medicare reconnaît une variété de prestataires médicaux et de fournisseurs comme nécessaires pour répondre aux besoins de santé de ses bénéficiaires. L'assurance-maladie s'appuie sur les règlements d'autorisation de l'État pour pratiquer la médecine afin de déterminer l'admissibilité. Afin d'être approuvé en tant que prestataire ou fournisseur de Medicare, vous devrez respecter les réglementations en matière de permis d'exercice et les autorisations légales pour exercer dans l'État de Californie, votre comté, votre ville et d'autres
- Si vous travaillez dans le cadre d'une clinique ou d'un hôpital, votre établissement devra être un prestataire Medicare agréé avant votre demande d'acceptation individuelle de Medicare.
- Vous devrez être autorisé à pratiquer la médecine et satisfaire à toutes les certifications médicales nationales et locales en tant qu'individu et organisation.
Méthode 2 sur 3: Faire une demande en tant que fournisseur national d'assurance-maladie
Étape 1. Inscrivez-vous au National Plan & Provider Enumeration System (NPPES)
Vous devrez créer un identifiant d'utilisateur qui sera utilisé pour obtenir votre identifiant de fournisseur national, et ces mêmes informations de connexion seront utilisées pour vous connecter au site Web des systèmes d'inscription, de chaîne et de propriété des fournisseurs (PECOS) où vous postulerez. devenir un fournisseur d'assurance-maladie. Le processus est simple, mais une fois que vous avez choisi un identifiant utilisateur, il ne peut pas être modifié. Évaluez soigneusement les informations avant de les finaliser.
Étape 2. Obtenez votre identifiant de fournisseur national (NPI)
Une fois votre nom d'utilisateur configuré dans le système NPPES, vous devrez demander ce numéro de fournisseur. Selon le type de soins médicaux que vous fournissez, vous devrez obtenir un NPI individuel, organisationnel ou les deux avant de pouvoir postuler en tant que prestataire de Medicare.
- Les NPI de type 1 sont requis pour les personnes souhaitant accepter une couverture Medicare.
- Les NPI de type 2 sont nécessaires pour les organisations, et celles-ci doivent être obtenues avant que tout fournisseur individuel ne reçoive l'approbation en tant que membre de l'organisation.
- Les deux types de NPI sont nécessaires si vous êtes l'unique propriétaire d'un établissement médical.
Étape 3. Postulez en ligne via le système d'inscription, de chaîne et de propriété des fournisseurs (PECOS)
Vous devez être un fournisseur d'assurance-maladie approuvé par le gouvernement fédéral pour recevoir l'approbation d'accepter le paiement de l'assurance-maladie dans l'État de Californie. Le processus est mis en place sous la forme d'une application de questions-réponses clairement définie. Vous pouvez également trouver des listes de contrôle pour chaque type de prestataire et de fournisseur d'assurance-maladie fournies par les Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS). Si vous avez des questions tout au long du processus de candidature, le représentant de CMS peut être contacté pour vous aider par e-mail ou par téléphone.
Étape 4. Incluez tous les documents nécessaires
Assurez-vous d'avoir inclus toute la documentation nécessaire pour que votre demande soit traitée rapidement. Le processus de demande d'assurance-maladie peut prendre trois mois ou plus, et chaque fois que vous devez soumettre des documents supplémentaires, le temps de traitement est réinitialisé. Heureusement, le système PECOS vous guidera à chaque étape du processus et vous indiquera quels formulaires et documents sont nécessaires pour chacune.
- Confirmation écrite de l'Internal Revenue Service qui fournit votre numéro d'identification fiscale et le nom légal de votre entreprise. Pour les organismes sans but lucratif, une lettre de détermination de l'IRS est requise. Si vous avez créé une société à responsabilité limitée (LLC), vous aurez besoin d'une lettre de l'IRS confirmant que l'entité commerciale n'est pas considérée comme distincte de l'individu à des fins fiscales.
- Toute documentation d'action défavorable finale provenant de poursuites judiciaires contre vous ou le cabinet pour lequel vous travaillez.
- Incluez les informations bancaires nécessaires si vous avez un accord avec une banque pour couvrir les paiements Medicare en attente.
- Des copies des modifications apportées à l'amélioration des laboratoires cliniques et des certifications et documents d'approbation de la Federal Drug Administration pour chaque emplacement, fournisseur et fournisseur, y compris les numéros de la Drug Enforcement Administration si nécessaire.
Étape 5. Répondez rapidement aux demandes d'informations supplémentaires
Si vous manquez quelque chose, vous serez contacté par CMS. Renvoyez les informations supplémentaires le plus rapidement possible pour vous assurer que votre processus de demande est terminé dans un délai raisonnable. Vous devriez recevoir des e-mails directement si des informations supplémentaires sont nécessaires, mais vous pouvez également vérifier l'état de votre demande en ligne via le système PECOS.
Étape 6. Payez les frais associés
Avant de quitter le système PECOS, vous devrez payer des frais de dossier. En 2017, le coût était de 560 $, mais les frais sont ajustés chaque année. Les fonds provenant des frais de dossier sont utilisés par Medicare pour financer les efforts d'amélioration continue afin d'assurer l'intégrité du système Medicare pour les bénéficiaires.
Étape 7. Classer les formulaires d'échange de données informatisées (EDI)
Conformément à l'Administrative Simplification Compliance Act (ASCA), les demandes d'assurance-maladie doivent presque toujours être déposées par voie électronique. Certains fournisseurs ont reçu des exceptions, mais cela arrive très rarement. L'EDI est le système par lequel les prestataires d'assurance-maladie sont en mesure de soumettre directement des demandes de remboursement. Avant d'être approuvé par l'état de Californie Medicare Administrative Contractors, vous devrez avoir terminé le processus d'enregistrement auprès de l'EDI.
Méthode 3 sur 3: Obtention de l'approbation en tant que fournisseur d'assurance-maladie californien
Étape 1. Assurez-vous que la documentation PECOS est envoyée à l'entrepreneur administratif de l'assurance-maladie de Californie (MAC)
Afin d'accélérer le processus d'inscription des fournisseurs de Medicare, CMS a confié la compétence de leurs fournisseurs dans des régions géographiques spécifiques à un certain nombre d'assureurs de soins médicaux privés. Une fois que votre demande d'assurance-maladie est approuvée par CMS, ils doivent directement soumettre la documentation à votre MAC. Vous pouvez également vérifier vos progrès sur le système PECOS. En Californie, Noridian et National Government Services sont les MAC qui approuveront votre demande.
- Noridian fournit l'approbation pour les fournisseurs de Medicare Part A et Part B ainsi que les fournisseurs DMEPOS dans l'État de Californie.
- National Government Services est l'organisation qui gère ces demandes pour les prestataires de soins à domicile et de soins palliatifs dans l'État de Californie.
Étape 2. Envoyez les pièces justificatives au MAC californien
Vous serez invité à imprimer une déclaration de certification dans le système de demande en ligne PECOS, et vous devrez signer et envoyer la déclaration avec une copie de votre licence clinique californienne au MAC approprié. Vous devez envoyer les documents au California MAC dans les 7 jours suivant la fin de la demande PECOS pour être pris en considération pour approbation en tant que fournisseur d'assurance-maladie.
Étape 3. Répondre aux demandes de documentation supplémentaire
Même si le CMS a déjà soumis votre candidature avec une recommandation d'approbation, votre MAC peut avoir besoin de documents ou d'informations supplémentaires pour terminer le processus de candidature. Comme c'est le cas pour les demandes de documents de CMS, plus vous serez en mesure de répondre rapidement à ces demandes, plus votre processus de candidature se poursuivra rapidement. Il peut vous être demandé d'envoyer des documents de l'IRS, une preuve d'identité, des licences ou d'autres informations jugées nécessaires par le MAC pour déterminer votre éligibilité.
Étape 4. Passez les visites du site au besoin
Si vous postulez en tant que prestataire Medicare au nom d'une clinique, d'un hôpital, d'un établissement de soins de longue durée ou d'un autre établissement médical, ou en tant que propriétaire unique, une visite sur place est requise. Les visites de site sont effectuées par l'intermédiaire de l'entrepreneur national de visites de site. Tous les inspecteurs de site pour les prestataires de Medicare aux États-Unis seront employés par MSM Security Services, LLC ou leurs filiales Computer Evidence Specialists, LLC et Health Integrity, LLC.
- Les inspecteurs du site présenteront une pièce d'identité valide de l'une de ces trois sociétés au moment de l'inspection.
- Le défaut de coopérer avec les inspecteurs du site peut entraîner le rejet ou la révocation du statut de fournisseur de Medicare.
- Une visite sur site n'est pas requise pour les fournisseurs DMEPOS car ils satisferont déjà à la qualification CLIA supplémentaire.
Étape 5. Attendez que votre MAC envoie votre lettre d'approbation
Dans un délai de 45 à 90 jours, vous recevrez une vérification électronique du MAC approprié vous indiquant si votre demande a été acceptée ou rejetée. Si vous avez été approuvé en tant que fournisseur de Medicare, vous recevrez un numéro d'accès à la transaction du fournisseur (PTAN). Votre PTAN individuel sera associé à votre numéro NPI et vous permettra d'accéder à la documentation d'inscription et de vous authentifier dans le système Medicare.
Étape 6. Inscrivez-vous au transfert électronique de fonds (TEF) pour Medicare
En plus d'exiger que la documentation soit déposée par voie électronique, l'ASCA paie également les demandes d'assurance-maladie par voie électronique. Une fois que vous avez été approuvé en tant que fournisseur d'assurance-maladie par votre MAC, remplissez le formulaire EFT inclus dans leur paquet. Si vous n'avez pas reçu le formulaire EFT, contactez immédiatement votre MAC.
